BETA

Den ultimata guiden till att jobba på distans – 13 avgörande tips

24 mars, 2020

Jobba på distans i coronatider

Vilka digitala verktyg ska jag använda när jag jobbar på distans? Hur blir jag mer effektiv? Hur får jag tekniken att fungera? Här får du svar!

Marcus Sandström är en av grundarna till Viseo, som hjälper företag med internetmarknadsföring. Bolaget – som har tio medarbetare – har sedan fem år tillbaka varit ett distansföretag där alla på företaget jobbar från olika länder eller hemifrån. 

Samtliga möten med både kollegor och kunder hålls på distans, förutom ett årligt meet-up någonstans i världen med hela teamet.

Det var inget som skedde över en natt, att skapa ett helt remote team. Men nu när vi under fem år fått alla rutiner på plats, skulle jag aldrig kunna tänka mig att gå tillbaka till ett fysiskt kontor.

– Om du är egenföretagare eller har under 20 anställda är det ännu enklare att komma igång. Vi har rutiner för allting från bokföring och hur man gör om ett videosamtal inte fungerar, till hur vi håller födelsedagsluncher online, fortsätter Marcus. 

Vad säger forskningen om att jobba på distans?

Flera undersökningar har visat att distansjobb ökar produktiviteten. I Kina såg till exempel ett bolag en ökning på 13% i produktivitet när de testade att jobba på distans. 

Stanford har också genomfört ett två år långt experiment där man lät olika grupper jobba på distans. Bland annat kom man fram till att att anställda som jobbade på distans blev 50 procent mindre uttröttade. De tog också mindre sjukdagar och företaget sparade in 20 000 kronor per anställd genom att reducera kontorsplatser.

Läs också: Så här lever du som en miljonär – utan att vara en

Marcus sju tips för hur du som företagare kan jobba på distans

Jobba på distans-tips 1: Skapa ett dig en bra kontorsplats på distans.

Här är det viktigt att skilja på business och ledighet. Välj en arbetsvänlig plats som är fri från distraktioner. Ordna en separat plats i hemmet eller på ett co-working-kontor som du alltid jobbar ifrån. Tänk på att det ofta blir många videomöten, så skapa en miljö runt omkring som ser trevlig ut. Om du vill spåra hur mycket tid du lägger på en viss uppgift, för att mäta din effektivitet, så rekommenderar Marcus appen Toggl.

Jobba på distans-tips 2: Kommunicera smidigt

Använd till exempel Slack för att hålla kontakt med anställda och kollegor. I Slack kan du skapa dedikerade rum för att hålla diskussioner inom olika ämnen, till exempel ett för marknadsföring, ett för sälj, ett för bokföring och ett för leveranser. Det är bättre att använda mail för saker som är extra viktiga, men använd Slack för allt annat. 

Tips! Få de senaste uppdateringarna om Corona för företagare + inspiration som får ditt företag att lyckas bättre. Gör som 1 000-tals företagare, följ Mitt Företag på Facebook.

Jobba på distans-tips 3: Använd rätt verktyg för möten.

För videomöten kan du använda Zoom, där ni kan vara upp till 100 personer. Du kan också använda Whereby som är gratis för upp till fyra personer. För att brainstorma kan du använda Mural, där du sätter upp post-it-lappar virtuellt, och jobba distans med brainstorming.

Se till att ha bra utrustning och headset, så du får bra ljudkvalitet. Jabra har headset som inte plockar upp ljud runt omkring och som sitter skönt.

Marcus Sandström jobbar remote sedan tio år tillbaka

Jobba på distans-tips 4: Jobba med andra – var inte ensam

En av de större utmaningen med att jobba på distans är ensamheten. Den går att motverka genom att boka in event med teamet. Ta gemensamma luncher över videosamtal eller fira en kollegas födelsedag genom att köpa kaka och äta tillsammans.

Ha en dedikerad “socialt prat”-kanal på Slack där ni delar videoklipp, nyheter och diskuterar. Du kan även ha en stående Zoom-kanal där du kan hänga om du vill jobba tillsammans med en annan person.  Om du jobbar ensam finns det massor med Facebook-grupper med “digital nomads” som jobbar online. 

Jobba på distans-tips 5: Ta pauser

Det är viktigt att gå ifrån datorn och göra något annat så ofta du får möjlighet. Det är lätt att missa lunch och liknande naturliga pauser som du får när du jobbar på kontoret. 

Läs också: Jobba på stranden – så här gör du!

Jobba på distans-tips 6: Ha en bra struktur

Undersökningar har visat att produktiviteten går upp när du jobbar hemifrån, men det är viktigt att strukturera din dag. Sätt ett schema precis som om du vore på kontoret. Du kan också spåra hur mycket tid du lägger på ett visst projekt med appen Toggl. 

Jobba på distans-tips 7: Fokusera på de viktigaste uppgifterna

Det här gäller givetvis vare sig du jobbar på distans eller inte. Men fundera alltid på om det finns någon annan som kan göra uppgiften du gör – snabbare, billigare eller bättre.. Internet är ett fantastiskt verktyg där du kan hitta frilansare i mängder.

Spana in Upwork eller Freelancer.com. Även på Fiverr finns det fullt av bra erbjudanden. Ska du verkligen sitta och publicera en artikel på bloggen om det tar en timme att göra? Kan någon annan göra det?

Här är de bästa verktygen för att jobba på distans

Slack – Chatt för anställda 

Zoom –  För att ha videomöten på upp till 100 personer samtidigt

Whereby – Gratis videomöten för upp till 4 personer.

Trello –  För att organisera projekt.

Toggl –  Spåra hur mycket tid du lägger på varje aktivitet.

Speedify –  Om du har en skakig uppkoppling så kan du koppla upp dig både mot mobilen och ditt WiFI så växlar den med automatik mellan det som fungerar bäst.

Lastpass –  Håller reda på dina lösenord.

Google Docs –  Gör det enkelt att dela dokument. Flera personer kan editera samtidigt. 

Calendly –  Koppla ihop med din kalender och låt andra boka möten direkt i den för att göra det smidigare att hitta en gemensam tid. 

Boomerang – För att enkelt följa upp mail. Innan du skickar ett mail fyller du i när du vill få återkoppling. Om du inte fått återkoppling skickas mailet tillbaka till dig och du kan enkelt följa upp.

MURAL –  För brainstorming.

Loom –  Spela in instruktioner på din skärm och dela med ditt team, super enkelt. Plugin till Chrome. 

Möten i VR – är det bra?

Marcus och Viseo kör även en hel del möten i VR. 

– VR är helt klart framtiden. Det är inget vi använder på daglig basis idag då det är lite för lång startsträcka på mötena, och du har allt på datorn. Men VR skapar en känsla av att du är i rummet och är något som garanterat kommer bli större i framtiden när tekniken blir bättre, berättar Marcus.

Med VR kan du dra upp ett helt excelark framför alla eller titta tillsammans på en utbildningsvideo. Det är otroligt häftigt!

Viseo använder sig av Oculus Quest och Facebook Horizon för möten. 

Om Marcus Sandström

Marcus Sandström driver bland annat remote-företagen Viseo och Mr Authority. Han har själv jobbat remote i 10 år med internetmarknadsföring, sökmotoroptimering och konverteringsoptimering. 




E-handel
Foto av: AdobeStock
Vad är liveshopping och hur fungerar det?
Ekonomi & Bokföring
Foto av: AdobeStock
Hur fungerar den statliga lönegarantin om företaget går i konkurs?
Affärsjuridik
Foto av: AdobeStock
Vad är en konkurs och vad händer om företaget går i konkurs?