BETA

Bli 40 % mer effektiv med fyra enkla verktyg

29 juli, 2019

Effektivitet och struktur

Kan fyra enkla verktyg göra dig 40 % mer effektiv? Ja, i alla fall fungerar de i våra företagarliv. Vi har testat otaliga verktyg för effektivitet och de här fyra har verkligen gjort skillnad. Har du testat Text Expander, Drömkalendern, Things och Önskelistan? Om inte, måste du läsa det här!

Varför är det viktigt att skapa mer tid och bli mer effektiv?

Har du någon gång sagt att du inte har tid? Eller åtminstone hört någon annan säga det? Om vi ska vara krassa är ju tid allt vi har, och alla har lika mycket. Och vårt liv är alltid fullt. Den viktiga frågan är: vad fyller du din tid med?

Forskningen visar på fem saker de flesta av oss gör, som hindrar oss från att fokusera på det som är viktigt och bli mer effektiva:
– Vi läser bloggar, följer nyhetsflöden och ser tv-program som är intressanta men som inte ger oss varken inspiration eller kunskap.
– Vi har på push-notiser som ger oss uppdateringar från sociala medier.
– Vi har en ineffektiv administration, som tvingar oss att leta efter till exempel filer, lösenord eller viktiga papper.
– Vi envisas med att ha på signalen på telefonen och mailen, trots att vi vet att det tar vårt fokus och gör oss mindre produktiva.
– Vi tillåter att andra människor stör ”vårt flow”, eftersom vi inte har satt gränser för hur vi vill jobba.

Hur blir jag mer effektiv och får mer tid till det som är viktigt?

Jag tänker bjuda på ett smörgåsbord av verktyg som verkligen hjälper dig att minska dötiden och istället skapa… vad är motsatsen till dötid? Livstid?

Att fokusera på det som är viktigt, helt enkelt.

Verktyg 1: Text Expander

Skriver du ofta samma texter om och om igen, till exempel samma säljmail eller veckobrev till medarbetarna. Använd då verktyg som Text Expander, som är en digital textbank där du sparar dina bästa texter och ger varje text en speciell kod, till exempel A1. I vilket program du sedan än använder, trycker du bara in koden och hela texten uppenbarar sig. Otroligt smidigt. Du kan dela textbanken med dina medarbetare också. Det bästa är att programmet hela tiden räknar ut hur många timmar du har sparat.

Verktyg 2: Things

Är det någon av er som har mer än en to-do-lista? Post-it:s? Datorn? En mobilapp? Lösa papperslappar du aldrig hittar?

Att bara ha en to-do-lista spar otroligt mycket tid. Min favorit är Things. Här lägger jag in alla mina to-do:s, skriver anteckningar om dem, sätter deadlines och väljer vilket projekt de tillhör. Och det bästa av allt är att jag taggar upp dem på ”var jag kan göra dem, till exempel när jag sitter på tunnelbanan”, och hur lång tid det tar, till exempel 15 minuter. När jag sedan sitter på tunnelbanan och har 15 minuter över, kan jag välja att bara se de to-do:s jag kan göra just då. Underbart!

Verktyg 3: Drömkalendern

När du har satt din vision, blir det enklare att fylla dagarna med rätt saker. Ändå låter de flesta kalendern fyllas efter andras behov, och din vecka ser sällan ut som den borde för att du ska kunna uppnå dina mål.

Därför kan du jobba med något som jag kallar för Drömkalendern. Det innebär att du skapar en kalender i ditt kalenderprogram som är din ultimata vecka (låt den ligga i bakgrunden). Sedan har du en annan kalender som är din riktiga. Strategin är att hela tiden ändra, flytta, lägga till och ta bort saker som gör att din vanliga kalender och framgångskalendern ser lika dana ut. Vi som använder den här tekniken, brukar belöna oss med en extra fin fredagsmiddag varje vecka vi lyckas.

Verktyg 4: Önskelistan

Din tid är fulltecknad, och du behöver ta bort något för att kunna lägga till något. Skriv ner allt du gör på en lista och gradera allt i viktighetsordning. Skriv sedan ner allt du skulle vilja göra mer av på en lista, och gradera även det i viktighetsordning.

Byt sedan ut de saker som är minst viktiga i ditt nuvarande liv, mot det som står högst upp på din önskelista. Detta är ett bombsäkert sätt att göra livet mer värdefullt.

Vet du inte exakt var du lägger din tid idag, rekommenderar jag apparna som visar hur du spenderar din tid på datorn och telefonen. Det mina vänner, är sällan en trevlig läsning.

Hur kommer mitt företagarliv förändras om jag använder verktygen?

– Du får massor av tid till det som är viktigt. Det kan vara affärsutveckling och försäljning, men också din familj och din hälsa.
– Du känner dig mindre stressad när du inte behöver lägga tid på oväsentligheter.
– Du skapar ett liv som hela tiden blir mer och mer värdefullt för dig.

Citatet

Ett av våra absoluta favoritcitat från Stephen Covey: ”The key is not to prioritize what’s on your schedule, but to schedule your priorities.”




Personlig utveckling
Så blir du av med tidstjuvarna
Personlig utveckling
4 snabba tips som ökar din produktivitet
Personlig utveckling
Få saker gjorda direkt med 3,2,1-regeln