Skattefria förmåner – Kostförmån, personalfester och representation

15 april, 2020

ANNONS

Om ditt företag erbjuder anställda fri kost kan det i vissa fall vara en skattefri förmån, till exempel vid intern representation som personalkonferenser, julbord eller personalfester. Här går vi igenom allt om kostförmån för dina anställda.

Bläddra bland alla skattefria förmåner här

Skattefria förmåner – Så fungerar löneväxling >>

<< Skattefria förmåner – Gåvor och julklappar

Fri kost kan vara en skattefri förmån för dina anställda. Det gäller exempelvis i dessa fall, enligt Skatteverket:

– hotellfrukost som ingår i priset för övernattning vid tjänsteresa
– kost på allmänna transportmedel som ingår i priset för resan
– pedagogisk lunch och liknande för lärare, vårdpersonal med flera
– representation (intern och extern), som till exempel en personalfest

Om ditt företags anställda får fri kost som inte ska räknas som skattefri förmån, behöver du som arbetsgivare göra skatteavdrag och betala arbetsgivaravgifter på förmånen.

Vad gäller för kost vid interna kurser och informationsmöten?

Om fri kost erbjuds vid intern representation, till exempel informationsmöten med personalen och interna kurser, är den skatte- och avgiftsfri under förutsättning att träffarna är att bedöma som intern representation. För att reglerna om skattefri kost ska gälla krävs att det är fråga om träffar som är tillfälliga och kortvariga med gemensamma måltidsarrangemang.

Träffen anses som tillfällig om det går minst två veckor mellan mötena, och som kortvarig om den varar högst en vecka.

Tänk på:
– Om en längre kurs delas upp och hålls vid flera tillfällen räknas varje gemensamt, fysiskt möte under kursen som en sammankomst.

– Om deltagarna åker hem under helgen ska tiden före och efter helgen läggas ihop vid bedömningen av om en träff är kortvarig eller inte.

Ditt företag ska dokumentera träffarna. I dokumentationen bör det framgå i vilket sammanhang mötet eller konferensen hållits, syftet med mötet, innehållet och för vilken eller vilka grupper av anställda.

Är konferens och studieresa en skattefri förmån för anställda?

Om ditt företag bjuder en anställd på en konferensresa eller studieresa beskattas oftast inte för värdet av resan. Detta förutsätter dock att större delen av tiden som den anställde är borta används till konferens eller studier, och inte till nöje och avkoppling.

Renodlad konferens- eller studieresa är skattefri

Vad kännetecknar en skattefri konferensresa eller studieresa?

– Minst sex timmar om dagen innehåller effektivt arbete.
– Den effektiva arbetstiden under en resa som pågår en vecka är minst 30 timmar, och dessa ska vara jämnt fördelade under veckan.
– Resan är till nytta för företaget.

Tänk på:
Det ska finnas ett detaljerat program för hela resan, och att du som arbetsgivare ska kunna visa upp det.

Om resan har inslag av nöje och avkoppling kan den beskattas

Det finns en mängd situationer där dina anställda kan beskattas för hela eller delar av värdet för resan. Det gäller bland annat när:

– Resan innehåller en stor del nöje och avkoppling.
– Resan är inte till nytta för företaget.
– När det inte är motiverat att resan går till en mycket avlägsen plats eller till ett populärt turistmål.

Vad gäller om den anställdes partner följer med på resan?

Det är en skattepliktig förmån för den anställda om den anställdas partner följer med på resan.

Är personalfest, julfest och julbord en skattefri förmån för anställda?

Måltider (exempelvis julbord) är en skattefri förmån för dina anställda när det är fråga om intern representation, exempelvis en personalfest. Du kan göra avdrag för högst två fester per år. Företaget får göra avdrag för julbord enligt samma regler som gäller för andra typer av personalfester.

Vad gäller när kosten blir en skattepliktig förmån?

Om dina anställda får fri kost som inte räknas som skattefri förmån är det istället en skattepliktig kostförmån. Ditt företag ska då göra skatteavdrag och betala arbetsgivaravgifter på förmånen.

Kalkyl: Räkna ut momsavdraget för lunch, middag och enklare förtäring

Kostförmån är skatte- och avgiftspliktig oavsett om det är ditt företag eller någon annan som ger ut förmånen, så länge förmånen har sin grund i anställningen. Det saknar i princip betydelse om dina anställda får fri kost på den ordinarie arbetsplatsen, vid tjänsteresa eller konferens.

Fri kost är skatte- och avgiftspliktig även om en av dina anställda får den utomlands. Kost som den anställda får vid övertidsarbete är även den skatte- och avgiftspliktig.

Vad menas med kost?

Allt som kan ätas och drickas. Med måltid menas i första hand frukost, lunch eller middag. Förmånen uppkommer så snart den anställda har ätit av måltiden.

Kostförmån värderas enligt schablonbelopp och värdet för en hel dag är beräknat på minst tre måltider.

– Om din anställda betalar för måltiden, till exempel direkt vid inköpet eller via nettolöneavdrag, minskar du förmånsvärdet med motsvarande belopp.

– Om ditt företag bidrar till kostnaderna för måltiden, beskattas den anställda för skillnaden mellan det pris som hen betalat för måltiden och schablonvärdet för kostförmån. Samma värde ska ingå i underlaget för skatteavdrag och arbetsgivaravgifter.