Så undviker du att kunden inte betalar – 5 enkla steg

11 juni, 2020

I tuffa tider har du inte råd med onödiga kreditförluster. Här lär vi dig att utforma “säkra” avtal och fakturor, att undvika obetalda fakturor och att skapa en krav- och kreditpolicy.

Christoffer Palm är kundansvarig på Intrum och har hjälpt många företag med kunder som inte betalar. Han ser tydliga mönster hos bolag med stora kreditförluster, och helt andra rutiner hos dem som brukar får betalt.

Här är Christoffers bästa tips för att skapa en struktur som gör att kunderna betalar.

Hur ska avtalet mellan företaget och kunden se ut, för att säkerställa att vi får betalt för våra fakturor?

Redan i avtalet med kunden ska ni fastställa vilka villkor som ska gälla för utförandet och faktureringen av din vara/tjänst. Då är alla parter införstådda med villkoren och det blir inga onödiga missförstånd på sikt.

– Vissa punkter är extra viktiga att formulera i ett avtal för att säkerställa att du får betalt, säger Christoffer.

Christoffer menar att avtalet åtminstone ska innehålla fyra viktiga delar:

1. Tydliggör exakt vad som ingår i avtalet

Börja med att avgränsa vilka varor och tjänster som avtalet innefattar. Formulera sedan hur ni hanterar och debiterar varor och tjänster som inte ingår (till exempel extra exemplar eller fler timmar).

2. Sätt en tidsbegränsning i avtalet

Det är viktigt att tydligt avgränsa under vilken tid avtalet gäller, till exempel 12/24/36 månader eller löpande.

3. Hur sägs avtalet upp?

Hur avslutas samarbetet? Slutar avtalet att gälla när avtalstiden är slut eller krävs en uppsägning från endera part x månader innan avtalstidens slut? Vad händer om ingen säger upp avtalet?

4. Hur ska faktureringen ske och vad händer om fakturan inte betalas?

Du bör även formulera när fakturering sker. Är det löpande, varje månad/kvartal eller efter utfört jobb?

Var tydlig när du formulerar fakturan:

  • Hur många dagar har din kund på sig att betala? 10/20/30/60? Om du gör affärer inom den offentliga sektorn är det lag på betalning inom 30 dagar. Detta kan inte avtalas bort.
  • Specificera vilken dröjsmålsränta ni tar ut om kunden inte betalar i tid.
  • Ange också att ni kommer att ta ut en påminnelseavgift om ni behöver skicka påminnelse, och hur stor den är. Denna har du rätt att ta ut och den vanligaste nivån är 60 kronor.

Läs mer: Så skapar du en smart faktureringsrutin i 5 steg.

Vilka är de vanligaste anledningarna till att kunden inte betalar, och hur kan jag gardera mig mot dem?

Det finns oändligt många anledningar till att en kund inte betalar fakturorna.

– Den vanligaste anledningen är oklarheter kring vad fakturan avser. Eller att mottagaren inte tycker att beloppet stämmer med villkoren i avtalet, menar Christoffer.

Detta leder sällan till att kunden inte betalar, men kan förlänga er kredittid längre än nödvändigt. Hur du undviker oklarheter i fakturan läser du mer om längre ned.

– Vi ser också exempel där stora bolag sätter i system att betala sent, eftersom de vet att de är en viktig kund till dig. De utnyttjar ditt företag för att bättra på sitt eget kassaflöde, fortsätter Christoffer.

– Ibland har kunden svårt att betala på riktigt. I så fall är det viktigt att du håller dig till din kreditpolicy och påminner om att betalning uteblivit. Och skicka vidare fakturan för inkassohantering om inte detta hjälper, menar Christoffer.

Ladda ned: Kostnadsfri guide för krav- och kreditpolicy.

Men i vissa fall kan det vara bättre att prata med kunden först, och försöka hitta en lösning.

– Jag tycker att man ska vara lyhörd för kunder som kortsiktigt befinner sig i betalningssvårigheter.

Kan de exempelvis dela upp betalningen på tre månader? Då får du betalt och förhoppningsvis också en glad kund som stannar längre och antagligen rekommenderar dig till fler kunder, menar Christoffer.

Vad ska jag tänka på när jag utformar en faktura?

Först och främst ska fakturan överensstämma med villkoren i avtalet avseende betaldagar, dröjsmålsränta, påminnelse etc.

– Informationen på fakturan ska vara enkel och tydlig att ta till sig som mottagare. Ju tydligare informationen är, desto mindre är risken för missförstånd, tipsar Christoffer.

Vad ska en faktura innehålla?

  • Kundinformation – kundnummer/mottagaradress/mottagarens org.nr
  • Fakturanummer
  • Fakturadatum (dagen då du ställer ut fakturan)
  • Förfallodatum
  • Tydlig information om vad fakturan avser och vilken period som fakturan avser
  • Momsbelopp och momssats
  • Konto som fakturan ska betalas till och alla betaluppgifter som din kund behöver
  • Kontaktuppgifter till din ekonomiavdelning om kunden har frågor om fakturan
  • Information om vilka villkor som gäller om fakturan inte betalas enligt förfallodatumet

Hur viktigt är det att göra en checkkredit på kunderna?

Rekommendationen är att alltid göra en kontroll av kundens kreditvärdighet innan affär. Detta är ett enkelt sätt att undvika kreditförluster och att skapa ett tryggare företagande.

– Om kunden har dålig kreditvärdighet är ett alternativ att begära betalt i förskott, och på så sätt ta bort din egen kreditrisk.

Många missar att kolla upp sina befintliga kunder. Faktum är att de största kreditförlusterna i Sverige sker bland befintliga kunder. 

– Jag rekommenderar även kreditbevakning på befintliga kunder. Då får ni information om deras kreditvärdighet blir sämre och kan då se över betalningsvillkoren. Kreditupplysningen kan ju även ge positiv information, en indikation på att de har möjlighet att handla mer av er, fortsätter Christoffer.

Läs mer: De vanligaste frågorna och svaren om inkasso.

Vad är en krav- och kreditpolicy, och hur ska en sådan se ut?

En krav- och kreditpolicy är ett dokument med riktlinjer kring var, när och hur ni gör affärer med en kund. 

En krav- och kreditpolicy bör säga att ni alltid ska ha information om bolagsnamn, organisationsnummer och fakturaadress på alla era kunder, samt information om behöriga beställare hos kunden. 

Policyn ska även innehålla information om när ni ska kreditkontrollera en kund och vem som ansvarar för det. Om en kund förhandlar om längre betalningstid än vad som är avtalat, ska det också finnas information om vem som godkänner detta.

– Formulera också era generella rutiner för fakturering, påminnelser och krav. Hur många dagar efter förfallodag skickar ni påminnelsen? Om ni tar ut en påminnelseavgift, hur stor är den? Om inte heller påminnelsen betalas, ska ni ringa kunden eller ska den gå vidare till inkassohantering? Om ja, hur många dagar efter påminnelsen?, tipsar Christoffer.

Krav- och kreditpolicyn tydliggör för alla i ditt företag vad som gäller kring de ekonomiska relationerna med kunderna.

Sist men inte minst bör policyn innehålla information om vilken kreditvärdighet en kund bör ha för att få handla på faktura. Kunder som har en kreditvärdighet under en viss nivå, som ni själva bestämmer, bör ni kräva förskottsbetalning ifrån.

Ladda ned: Kostnadsfri guide för krav- och kreditpolicy.

Så kan Intrum hjälpa ditt företag att förbättra likviditeten

Inkasso- och kravhantering

Försenade betalningar leder inte bara till en ansträngd likviditet. Ju längre man väntar med åtgärder, desto mindre är sannolikheten för full betalning. Reducera kreditförlusterna genom att lämna dina inkassoärenden till Intrum. Styrkan i vårt namn påverkar betalningsviljan och mottagaren kommer att prioritera din fordran.

Läs mer: Så kan Intrum hjälpa dig med inkasso- och kravhantering

Inkassopaketet

Inkassopaketet för företag är en effektiv och enkel tjänst som du kan luta dig tillbaka på om din kund inte betalat i tid.

Läs mer: Så kan Intrums inkassopaket hjälpa dig att få betalt

Digital inkassotjänst

Har du något enstaka inkassoärende i månaden eller fåtal om året, då är den här enkla tjänsten något för dig. Inget avtal. Ingen bindningstid.

Läs mer: Så kan Intrum hjälpa dig med en digital inkassotjänst




Starta
Foto av: AdobeStock
Vilken företagsform ska jag välja? Jämför företagsformer här.
Affärsjuridik
Foto av: AdobeStock
Vilket ansvar har företagaren vid konkurs?
Privatekonomi
Tänker du som rika eller fattiga?