Alla företag har mängder av dokumentation, och säkerligen har även...

Alla företag har mängder av dokumentation, och säkerligen har även du massor av papper och dokument som inte används. Detta tar både tid och kraft, och sällan vet du var rätt dokument finns. Lär dig att gemensamt rensa i dokumentröran en gång för alla med följande enkla metoder. Lönsam läsning utlovas!

1. Skapa riktlinjer för dokumenthanteringen.
Det mesta av det överflöd av dokument som kännetecknar de flesta arbetsplatser kommer från en rädsla att slänga fel dokument. Lär er vad ni enligt lag måste spara – och vad ni i övrigt absolut vill spara. Släng resten. Inför gärna rutinen att den som skapar ett dokument också lagrar en kopia – så slipper alla andra göra detsamma.

2. Utbilda ny personal.
Gör informationshantering till ett stående inslag i alla introduktionsprogram. Lär varje nyanställd vad de måste spara/lagra och vad de kan slänga. Ha även tydlig informtion om hur information lagras, digitalt eller fysiskt och var de hittar olika typer av information.

3. Ha rutiner för att hantera avgående personers dokument.
Utveckla en process för att gå igenom de dokument som en avgående chef eller medarbetare lämnar efter sig. Bestäm vad den eventuelle ersättaren kommer att behöva respektive vad som kan slängas/ raderas. Detta förhindrar att nyanställda får lägga första tiden på att gå igenom stora mängder med information.

4. Ha en dokumentkasserardag.
Inrätta gärna en fast dag varje år då ni slänger, kasserar och raderar filer och dokument ni inte längre behöver.

Här hittar du fler delar i Framgångsskolan. Klicka här.

Framgångsskolan presenteras i samarbete med Insight Lab – som har förenklat chefers och företagares vardag sedan 1995. För dig som besöker oss på Mittföretag.com har vi förhandlat fram en superskön deal på Insight Labs storsäljande effektivitetspaket ”Enklare vardag – Insightonline”. Ange kod ”mittföretag” och du får 1 000 kronor i rabatt när du investerar i paketet på följande sida hos Insight Lab.

Rapportera

• Anledning *
  Copyright relaterat Spam Kränkande eller opassande innehåll
• Namn: *
  
• Email: *
  

• Beskrivning: *
  

Skicka