Struktören och effektivitetsexperten David Stiernholm menar att det gäller att...

Struktören och effektivitetsexperten David Stiernholm menar att det gäller att hålla isär våra lång- och kortsiktiga aktiviteter. Blandar vi dessa är det risk att de långsiktiga aktiviteterna blir till svårhanterliga “surdegar”.

Orsaken är att när vi skriver ned de korta uppgifterna, skriver vi precis vad vi ska göra. Men, när vi skriver ned de långa uppgifterna, formulerar vi oss mer i termer av vad som ska åstadkommas, genom många korta uppgifter efter varandra (som i bästa fall finns på vår att göra-lista).

Långa uppgifter kan till exempel heta saker som “Norge-etableringen”, “Nytt intranät”, “Utvecklingssamtalen”, “Byggprojektet X”, “Höstkickoffen”, “Förbättrad reklamationsrutin” och “Leveransen till kund Y”, medan de korta formuleras med verb som “skriv”, “ring”, “skicka”, “sammankalla”, “fråga”, “maila” och “boka”.

Använd dig av två listor
Därför behöver vi två listor, dels en att göra-lista med de korta uppgifterna, dels en översikt över alla långa uppgifter vi ansvarar för. Varje lång uppgift som du vill ska röra sig framåt behöver i varje läge ha åtminstone en att-göra-uppgift i att-göra-listan som dess nästa steg (eller i någon annans att-göra-lista när du väntar på att denne ska göra något).

Vi ska kunna vara trygga i att om vi gör de korta sakerna som står på att-göra-listan, kommer vi framåt i alla de långa sakerna på översikten.

Separerar vi långa och korta uppgifter till två olika ställen, kan vi pendla mellan det strategiska perspektivet då vi lyfter blicken och det operativa då vi gör allt som ska göras.

Blandar vi långa och korta uppgifter på samma att-göra-lista, är det lätt att de långa uppgifterna blir surdegar som vi skjuter framför oss. Vi ser att de står där, men eftersom vi inte definierat nästa korta uppgift som ska göras i den långa uppgiften, tenderar vi istället att hugga tag i de korta uppgifterna (som handlar om andra saker), eftersom de är mer konkret formulerade och snabbare att komma igång med.

Här hittar du fler delar i Framgångsskolan. Klicka här.

Framgångsskolan presenteras i samarbete med Insight Lab – som har förenklat chefers och företagares vardag sedan 1995. För dig som besöker oss på Mittföretag.com har vi förhandlat fram en superskön deal på Insight Labs storsäljande effektivitetspaket ”Enklare vardag – Insightonline”. Ange kod ”mittföretag” och du får 1 000 kronor i rabatt när du investerar i paketet på följande sida hos Insight Lab.

Rapportera

• Anledning *
  Copyright relaterat Spam Kränkande eller opassande innehåll
• Namn: *
  
• Email: *
  

• Beskrivning: *
  

Skicka