När du ska köpa affärssystem och har fått erbjudanden från...

När du ska köpa affärssystem och har fått erbjudanden från en rad olika leverantörer och det är dags att utvärdera de olika programmen kan det vara till hjälp att gå igenom följande checklista.

1. Välj ett affärssystem som passar dig
Bilda dig en komplett bild över vilken funktionalitet som ingår i ditt framtida affärssystem. Många leverantörer erbjuder ett flertal versioner av sina lösningar. Du bör inte betala för en lösning som innehåller mer funktionalitet än vad du har behov av. Försäkra dig om att affärssystemet du beställer faktiskt innehåller den funktionalitet du behöver.

Du bör också be om att få en översikt över kostnader förbundna med att utvidga affärssystemet. Det finns ofta många tilläggsmoduler med olika typer av funktionalitet. Det kan därför vara klokt att få en komplett prislista över dessa innan du bestämmer dig för vilket affärssystem du ska välja. Hur mycket kostar exempelvis moduler för CRM och e-handel? På sikt kan det även bli aktuellt att utvidga med fler användare. Vad kostar det att koppla till dem till affärssystemet?

2. Hur mycket ska du göra själv?
Många verksamheter väljer att outsourca delar av eller hela bokföringsjobbet. Det du bör ta i beaktning innan du bestämmer dig för hur du vill göra är vad du faktiskt går miste om genom att överlåta bokföringen till en extern part. Ett uppdaterat och modernt affärssystem är din viktigaste källa till kritisk information om försäljning, likviditet och inte minst kunder. En del verksamheter väljer därför att sköta bokföringen själva och överlåter endast arbetet med kvartals- eller årsbokslut till redovisningskonsult.

3. Ta reda på affärssystemets faktiska pris
Se till att ta reda på den totala kostnaden förbunden med att köpa in, installera och underhålla affärssystemet (även kallat TCO – Total Cost of Ownership). För att få en fullständig uppfattning om den totala kostnaden bör du även kolla kommande kostnader.

4. Krav på hårdvara och säkerhet
Kontrollera vilken infrastruktur som krävs för att kunna använda affärssystemet. Vissa affärssystem fordrar exempelvis en egen webbserver för att kunna använda en egen e-handelslösning, Du bör också kontrollera att databasen ingår i priset. Om du måste betala extra för en Microsoft SQL Server-databas kan totalpriset för affärssystemet snabbt bli långt högre än vad du först trodde.

En annan viktig aspekt är säkerhet. Om du kör din egen server måste du se till att säkra alla data i affärssystemet på ett tillfredsställande sätt. En praktisk lösning ska sörja för att du får kontinuerlig backup av dina data samt att säkerhetskopiorna är säkrade mot stöld och brand.

5. Support och underhåll av affärssystemet
Ett bra support- och underhållsavtal bör täcka dina behov av hjälp och support från din leverantör, men lika viktigt är det att du har ett affärssystem som alltid är uppdaterat enligt gällande lagar och regler. Vissa leverantörer delar upp support och underhåll på två separata fakturor med olika innehåll. Måste du betala för uppdateringar med ny funktionalitet? Måste du betala för nya användarhandböcker och manualer? Innehåller supportavtalet obegränsad tillgång till supportavdelningen per telefon, eller kostar det extra? Allt detta bidrar till totalkostnaden för drift och underhåll av ditt affärssystem.

6. Har affärssystemet onödiga begränsningar?
Kontrollera noga vilka begränsningar affärssystemet eventuellt har. Det kan bli onödigt dyrt om leverantören har begränsningar på antal verifikat och transaktioner, eller på mängden lagringsutrymme i databasen.

7. Behöver du hjälp med implementering av affärssystemet?
Om du behöver hjälp med installation är det viktigt att kontrollera vad som ingår i priset för installationen. Kräver affärssystemets inställningar bistånd från en konsult samt konfigurering av databas och rapporter kan det leda till en överraskande faktura. Kom ihåg att skräddarsydda affärssystem kan vara mycket bra för att täcka särskilda behov, men att de också kan vara svåra och dyra att underhålla och uppdatera.

8. Integrerade online-lösningar
Om du vill ha tillgång till ditt affärssystem via Internet bör du tänka igenom vilka fördelar och nackdelar som det medför för din verksamhet. Ett webbaserat affärssystem ger dig tillgång till information oberoende av tid och plats och sparar dig tid och resurser på IT-drift. Med en lokal installation är du inte beroende av internetuppkoppling och har större flexibilitet vad gäller integration mot annan hårdvara och andra programvarulösningar.

Krav på stöd för elektronisk distribution av information från kunder och leverantörer ökar allt eftersom världen blir mer integrerad. Var säker på att du väljer en leverantör som kan erbjuda de lösningar du behöver – idag och i framtiden.

9. Ta vara på din redovisningshistorik
Om du vill konvertera gamla data från ditt tidigare affärssystem, se till så att leverantören specificerar kostanden för detta.

10. Kurs och upplärning i affärssystemet
Få en översikt över vilken upplärning som krävs för att kunna använda affärssystemet och undersök vad din leverantör kan erbjuda inom kurs/upplärning. Det är först när affärssystemet används av personer som känner till och förstår lösningens möjligheter som du får ut maximalt av din investering.

Rapportera

• Anledning *
  Copyright relaterat Spam Kränkande eller opassande innehåll
• Namn: *
  
• Email: *
  

• Beskrivning: *
  

Skicka