Framgångsskolan del 46: Smarta e-posttips del 1

27 januari, 2014

Våra inkorgar tenderar att ta upp mycket av vår arbetstid....

Våra inkorgar tenderar att ta upp mycket av vår arbetstid. Att svara på mail, vänta på svar eller att tolka hur du ska agera på olika mail är alla tidskrävande och energitagande moment som har blivit en del av många företagares vardag. Men det behöver inte vara så. Med våra smarta e-posttips får du alla knep du behöver för att effektivisera din e-posthantering.

Snabba upp mejlprogrammet genom att regelbundet arkivera din e-post
Utan regelbunden arkivering blir Outlook lätt överbelastat av gamla mejl som saktar ner mejlprogrammet. Ofta är det betydligt effektivare att själv välja vad som ska arkiveras istället för att använda Oulooks automatiska arkiveringsfunktion. Gör arkiveringen till rutin och håll inboxen ren samtidigt som du när som helst kan gå tillbaka till dina arkiv för att hämta gamla mejl.

Gör såhär:
– Gå in på Arkiv, välj Info och Rensningsverktyg och välj därefter Arkivera.
– Markera den eller de mappar eller mejl som du vill arkivera.
– Genom att ange ett specifikt datum kommer du automatiskt förflytta alla mejl äldre än det datumet till en arkivmapp.
– Namnge sedan arkivmappen.
– Starta arkiveringen genom att klicka på OK. När valda delar arkiverats kan du när som helst nå de arkiverade mejlen genom att gå in på Öppna i Arkivmenyn och välja Öppna Outlook-datafil.
– Vill du stänga en arkivmapp är det bara att högerklicka på den och välja Stäng.

Tips! Ge alla snabba svar i ämnesfältet
Meddela kollegorna att du använder dig av denna metod. Du sparar allas tid med dessa korta svar.

Uppdatera ämnesraden
Uppdatera ämnesraden vid behov när du sparar e-postmeddelanden. I Outlook, gör så här: högerklicka på ämnesraden och skriv in ditt tillägg. På så sätt kommer du att veta exakt vad innehållet är utan att behöva öppna och läsa hela meddelandet.

Här hittar du fler delar i Framgångsskolan. Klicka här.

Framgångsskolan presenteras i samarbete med Insight Lab – som har förenklat chefers och företagares vardag sedan 1995. För dig som besöker oss på Mittföretag.com har vi förhandlat fram en superskön deal på Insight Labs storsäljande effektivitetspaket ”Enklare vardag – Insightonline”. Ange kod ”mittföretag” och du får 1 000 kronor i rabatt när du investerar i paketet på följande sida hos Insight Lab.