Vilken ordning har du på dina digitala dokument och filer?...

Vilken ordning har du på dina digitala dokument och filer? Är de spridda litet varstans på din dator? Några på datorskrivbordet, några som bilagor i mail i mailprogrammet, en hel del på olika ställen på hårddisken, eller gamla filer från den förra datorn som du sparat undan på en extern hårddisk du lade i en låda? Här kommer guiden som ger dig ordning en gång för alla.

Priset för denna oordning är att du får lägga onödig tid på att leta fram rätt dokument och rätt version, du riskerar också att du inte tar back-up på rätt filer. På en övergripande nivå lägger organisationer onödiga resurser på datalagringskapacitet eftersom mycket egentligen skulle kunna slängas.

Effektivitetsexperten David Stiernholm tipsar om följande arbetsgång för att rensa och skapa en enkel och enhetlig struktur:

1. Bestäm dig för vilken typ av struktur du föredrar.

2. Skapa en tom mapp var du vill. Den här mappen får representera roten.

3. I den nya, tomma mappen, lägg upp de mappar du vill ha i första nivån av trädet.

4. Från alla de ställen där du har dokument idag, som du vill slå ihop till ett, flytta filer och mappar till den just påbörjade trädstrukturen, så du successivt gör den till det ställe som gäller.

5. Ändra inställningarna i ordbehandlingsprogram, kalkylprogram, grafikprogram och allt annat du använder, så att de som standard sparar dokument någonstans i din trädstruktur.

Du kommer att ha mer koll på var du har ditt material. Är mappstrukturen entydig och konsekvent, kommer du lägga mindre tid på att leta efter filer, du kommer att slippa göra om saker beroende på att du inte hittar var du lade dokumentet ifråga och du kommer lättare kunna vara säker på att du i din säkerhetskopiering får med alla filer som du inte vill förlora.

När du flyttar data till det nya stället, hittar du en massa filer och dokument du inte behöver. Släng dem, eller arkivera någonstans där du slipper se dem. Du ger dig själv därmed en “fräsch” nystart.

Här hittar du fler delar i Framgångsskolan. Klicka här.

Framgångsskolan presenteras i samarbete med Insight Lab – som har förenklat chefers och företagares vardag sedan 1995. För dig som besöker oss på Mittföretag.com har vi förhandlat fram en superskön deal på Insight Labs storsäljande effektivitetspaket ”Enklare vardag – Insightonline”. Ange kod ”mittföretag” och du får 1 000 kronor i rabatt när du investerar i paketet på följande sida hos Insight Lab.

Rapportera

• Anledning *
  Copyright relaterat Spam Kränkande eller opassande innehåll
• Namn: *
  
• Email: *
  

• Beskrivning: *
  

Skicka