Hur ska vi göra med herr Pareto och hans princip?

25 oktober 2012

Alla uppgifter vi gör i vårt arbete är inte lika betydelsefulla. Vissa är sådant som bara ska göras och andra är uppgifterna som gör att verksamheten tar kvantsprång i rätt riktning.

Vi som har mycket att göra och som lätt fyller våra dagar upp till brädden (vem gör inte det, förresten), vill ägna oss mest åt det som ger mest effekt.

Det skulle här vara lätt för mig att dra till med klämmiga truismer som "Gör rätt saker!", men det är inte så jag arbetar.

"Men, hur?"

I att vara struktör ligger att vara systematisk och konkret. Därför frågar jag "hur?" många gånger dagligen; kanske ibland över gränsen för vad mina kunder tycker är trevligt.

Så, när jag första gången hörde talas om Vilfredo Paretos princip (populärt kallad 80/20-regeln) och att den kan tillämpas på personlig effektivitet, frågade jag mig mycket riktigt "men, hur?".

Nu, några år av struktörarbete senare, har jag åtminstone ett svar på det. Men, först mer om Paretos princip.

Få står ofta för mycket

Den i slutet av 1800-talet verksamme italienske nationalekonomen Vilfredo Pareto fann att 80% av landegendomarna i Italien ägdes av 20% av befolkningen. Han fann liknande relationer på så många andra områden att han myntade den princip som säger att, i många fall genererar 20% av orsakerna hela 80% av effekterna.

Genom åren har Paretos princip spritts till allt fler områden (bland annat av Juran i sitt kvalitetsarbete) och den används nu inom såväl ekonomi som organisationsteori och sociologi med mera. Ibland är relationen 80/20, ibland är den 70/30, 80/30 eller rent av 95/10. Det genomgående är att få står för mycket.

Stor effekt med liten insats

När Paretos princip tillämpas på personlig effektivitet, innebär det att en liten andel av allt vi gör står för en stor andel av våra resultat. Så, om vi skulle göra mindre av de saker som inte ger så stora resultat, skulle vi få mer tid och utrymme att göra mer av de saker som ger stora resultat. Alltså skulle vi kunna få ännu bättre resultat utan att för den skull arbeta mer.

Värdet av detta är alltså mindre jobb med bibehållen effekt. Eller, om man så vill, lika mycket jobb, men med bättre effekt än idag.

Gör så här

OK, om jag nu vill jobba mindre utan att få sämre resultat, hur gör jag? Jo, här kommer ett sätt.

1. Under den närmaste veckan, med början idag, skriv upp allt du gör. (Jag vet, det låter otroligt jobbigt. Inte nog med att du har mycket att göra, nu säger den där struktören att du ska skriva vad det är också. Men, min vän, om vi inte bara ska skjuta från höften och om du ska kunna ta mina tips med något mer än bara en nypa salt, behöver vi göra det ordentligt. Vi behöver data att arbeta med.)
   
   - Du kan till exempel börja i ett nytt kalkylblad i Excel eller i ett textdokument i Word eller Notepad. Gör du det digitalt nu, blir det smidigare senare. Här kan du ladda ner en enkel Excel-mall: http://stiernholm.com/paretomall- Alternativt tar du ett blankt papper och börjar fylla på där. Går du någonstans, vik ihop pappret och stoppa det i fickan, så du kan fylla på vad du gör där du nu är.
   
   - Eller, köp en liten fin, tunn anteckningsbok där du skriver upp allt.


2. När du kartlagt vad du gör under en hel vecka, gör dig påmind om dina viktigaste mål för det närmaste året.


3. I din lista över allt du gjort, lägg till en kolumn till höger och sätt rubriken till "Påverkan". För varje sak du gjort, ange i Påverkan-kolumnen i hur hög grad på en tiogradig skala det du gjort bidrar till att du når dina viktigaste mål för det närmaste året. Vissa uppgifter får påverkansgraden 10 och andra 0.


4. När du är klar, summera all påverkansgrad.


5. Sortera listan efter påverkansgrad i fallande ordning.


6. Till höger om påverkansgradkolumnen, skapa en kolumn som anger hur många procent av den totala  påverkansgraden varje sak du gjort bidrar med.


7. Till höger om den kolumnen, skapa en kolumn som ackumulerar alla procentsatser så att du lätt kan se hur stor andel av den totala påverkan de 20% första uppgifterna bidrar med. Lägg märke till vad som är relationen för det du gjort den här veckan.


8. Nu drar vi slutsatser och går till handling. Gå igenom de 80% uppgifter som har lägst påverkan på uppfyllnaden av dina mål.- Vilka av dessa kan du helt frackt låta bli att göra i fortsättningen?
   - Vilka kan du delegera till någon annan?
   - Vilka kan du förenkla, så de var och en tar mindre tid i anspråk?
   - Vilka vill du fortsätta göra, eftersom de är viktiga för att uppfylla mål som du inte haft med i bedömningen i den här övningen?
   - Vilka av de 20% uppgifter som har högst påverkan kan du ägna dig åt mer?


9. Om du bestämmer dig för något, skapa nu en konkret att-göra-uppgift som innebär att du tar det första steget för att avveckla, delegera, förenkla eller expandera uppgifter.

Gör lättare rätt saker, trots allt

Om du tydliggör för dig själv vilka av dina uppgifter som mest påverkar huruvida du uppfyller dina mål, kan du lättare se till att du lägger tid på rätt saker. Du kommer att behöva arbeta mindre utan att för den skull få mindre väsentligt gjort.

Hur gör du?

Har du tillämpat Paretos princip på ett annat sätt eller i ett annat sammanhang? Hur? Var? Berätta! Skriv en kommentar och berätta om denna princip även stämmer in på ditt liv.

Du måste vara inloggad för att skriva en kommentar.