Nästa Evenemang

Effektivitet & Struktur

Tredje avsnittet av Strukthur? – om att ha två kontor

Här kommer det tredje avsnittet av min frågespalt Strukthur?.

Alla vi som har papper (om än få) som vi vill slippa se förrän precis när vi behöver se dem har stor glädje av vår tickler file (en tidsmaskin för papper).

Men, hur gör vi om vi har två kontor? Hur ska vi se till att vi får de papper vi behöver när vi är på respektive kontor?

Just det handlar dagens avsnitt om.

Strukthur? 003: Två tickler files from David Stiernholm on Vimeo.

Har du en strukturfråga till mig? Kommentera gärna nedan!

Vill du se de tidigare avsnitten av Strukthur?, hittar du det första här och det andra här.

Video: StruktHur?

Nu är det dags för ett nytt avsnitt av min frågespalt StruktHur?.
Den här gången handlar det om hur vi lätt håller koll på sånt vi väntar på från andra.

Har du en strukturfråga till mig? Maila mig eller kommentera nedan!

Annons 2

Se upp för prioriteringsfrestelsen

PrioFalla-300x199

När vi arbetar så strukturerat att vi använder en att göra-lista i någon form för att slippa komma ihåg det vi har att göra och för att lätt få översikt över alla uppgifter, finns det en fallgrop vi bör akta oss för.

Då vi skriver in en ny uppgift i vårt digitala att göra-listverktyg, visst är det frestande att ange “hög” (eller “1″) i “prioritet”-rutan om uppgiften är viktig?

Akta dig för det.

Högt idag – lågt imorgon

Vilka uppgifter som har högst prioritet varierar nämligen med tiden. Det som är högprioriterat idag, kan ha lägre relativ prioritet imorgon, om det då har tillkommit nya, högre prioriterade uppgifter.

Konsekvensen av att sätta prioritet för tidigt blir lätt att du har en lista som är prioriterad, men fel. Då tvingas du se förbi de prioriteringar du tidigare satt (prioriteringen är alltså helt ogjord) eller lägga tid på att ändra prioriteringen till det den är nu istället. Ändrar du till dagens prioritering och inte slutför allt, är den inaktuell imorgon och du får igen lägga tid på att justera.

Gör inte så här

Ange alltså inte hög prioritet direkt när du skriver en att göra-uppgift, utan låt prioriteten då vara “normal”.

Först när du väljer ut vilka uppgifter som verkligen behöver bli klara idag, sätt då “hög prioritet” på dem. Räkna dock med att du får omprioritera under dagen, eftersom det lär dyka upp saker som omkullkastar din planering.

Använd sålunda inte prioriteringsfältet, förutom när du prioriterar för den närmaste stunden och vill sortera dagens uppgifter efter prioritet, för att lättare läsa listan.

Hur gör du?

Hur gör du för att snabbt och lätt särskilja de högprioriterade uppgifterna från de lägre prioriterade? Hur gör du för att utan extra arbete prioritera om? Skriv gärna en kommentar och dela med dig.

Tretton sätt att rensa även när du har ont om tid

iStock_000001012258Small1-225x300

I min verksamhet har jag just nu särskilt fokus på att skala av och göra mig av med material, uppgifter, till och med  verksamhetsgrenar som inte längre tillför lika mycket som tidigare, utan mer tar plats och tid.

Ju mer vi skalar av, desto mer tid, utrymme och kraft får vi till det som verkligen är viktigt, för oss och för den verksamhet vi arbetar i.

När det är som mest intensivt, är det lätt hänt att vi prioriterar bort allt vad rensning heter (och kanske är det helt rätt prioritering precis då).

Men, man behöver inte ta sig mycket tid för att bli av med en hel del som annars distraherar och irriterar.

Allt annat än olycksbådande 13

Här kommer 13 idéer på vad du kan rensa om du blott har tio minuter över.

  1. Öppna den mapp där ditt senast använda dokument ligger. Ta bort alla filer du inte längre behöver. Har du minuter över, rensa också mappen där ditt näst senast använda dokument ligger.
  2. Om du har många lästa och hanterade mail kvar i din mailinkorg, skapa en undermapp kallad “Tillfälligt” och skicka in alla mailen där, så du får tomt. Arbeta utifrån en tom mailinkorg resten av dagen. Får du mersmak, läs mitt tidigare strukturtips om hur du kan hålla mailinkorgen fortsatt tom: http://www.stiernholm.com/blogg/erfar-enekande-inbox/. Saknar du att se alla mail, flytta tillbaka dem igen och fortsätt som förut.
  3. Har du en “att göra”-hög på skrivbordet, gå igenom den och lägg in vad du ska göra i din att göra-lista istället. Spara undan de dokument du behöver ha kvar där du har ditt referensmaterial (i pärmar eller hängmappar till exempel). Hinner du inte sortera in under de tio minuterna, se åtminstone till att uppgifterna kommer in i listan.
  4. Har du papper och lappar upphängda som “kom ihåg” runt omkring dig där du arbetar, släng alla som är inaktuella, så de inte längre distraherar dig i onödan.
  5. Gå igenom din lista över potentiella kunder. Ta bort de som du länge försökt få att nappa på ditt erbjudande, men som sannolikt inte kommer att bestämma sig på överskådlig tid. Du frigör tid för befintliga kunder och mer intresserade potentiella sådana.
  6. Gå igenom hyllan i dragskåpet där du lagt undan sladdar, laddare och adaptrar till telefoner, skrivare, externa hårddiskar och annat du skaffat genom åren. Släng bort alla som hör till apparater du inte längre använder. Nu kommer du snabbare att hitta rätt sladd när batteriet tagit slut.
  7. Ta tag i “sorteras”-högen du lagt undan till sedan, när du tänkte du skulle ha mer tid. Sortera så mycket du hinner på tio minuter.
  8. Skumma igenom dina kontakter i Outlook (eller liknande verktyg) och radera alla du inte kan minnas vilka de är.
  9. Radera eller spara undan alla dokument som finns på ditt datorskrivbord. Genvägar må vara hänt, men filer du lätt behöver hitta när du behöver dem, ligger lämpligast bland andra filer om samma sak. Om det visar sig att du lagt något på skrivbordet för att du inte får glömma att du ska göra någonting med det, formulera det du ska göra som en uppgift och lägg till den till din att göra-lista istället. Bra, nu kan du spara undan filen.
  10. Bläddra igenom din läshög (digital eller fysisk) och ta bort allt du tidigare tänkt läsa men som nu är inaktuellt eller föga lockande.
  11. Skumma igenom din mailinbox och avprenumerera alla nyhetsmail du ändå inte brukar läsa (och inte kommer att vilja läsa). Därefter kan du se fram emot åtminstone några färre mail om dagarna.
  12. Kika igenom ert produktsortiment så långt du hinner under tio minuter. Gör en notering om vilka produkter eller tjänster som inte längre bidrar till att uppfylla era mål så mycket som ni skulle vilja. För var och en, definiera det första steget på en avveckling som en att göra-uppgift och lägg till den till din lista.
  13. Ta ett blankt papper (eller öppna OmmWriter i datorn) och töm huvudet på allt du tänker på just nu, i fem minuter. Ägna resterande fem minuter till att vaska fram att göra-uppgifter och projekt ur det du skrivit och lägg till dem till din lista och din projektöversikt, så du lättare går från tanke till handling.

Och det ger mer tid än de tio minuter det tar

Om du nu idag tar tio minuter till att skala av, göra dig av med och rensa, kommer du att få mer utrymme till det material och de uppgifter som egentligen är viktigast. Du hittar lättare det du behöver och du blir mindre distraherad av oväsentligheter i din vardag. Är du som jag och de flesta jag möter, kommer du dessutom att känna lättnad och en skön känsla av frihet. Åtminstone för mig är det värt tio minuters arbete.

Hur gjorde du?

Vad valde du att rensa och vad blev effekten för dig? Skriv gärna en kommentar och dela med dig.

Hur du vet när du behöver mer struktur på jobbet

StressDrive-1-300x195

Struktur i all ära, men är det egentligen för alla? Är det ett måste att förbättra vårt sätt att arbeta? Är god struktur verkligen ett självändamål?

Nej, det är klart att det inte är.

Den goda strukturen är bara ett medel där målet är att ta oss och verksamheten dit vi vill på ett så enkelt och behagligt sätt som möjligt.

Det är inte så att alla prompt måste bli superstrukturerade, men i mitt arbete med att hjälpa andra dithän, ser jag återkommande symptom som indikerar att mer struktur skulle göra susen.

Symptomen…

Känner du igen dig i något av följande exempel, kan struktur vara svaret.
Så, har något av det här hänt dig?

  •     – Du känner dig så överväldigad av allt du har att göra att du inte kommer igång med någonting alls.
  •     – Du bokar ett konferensrum för att jobba med en uppgift på egen hand, eftersom det är så mycket bröte där du vanligen sitter.
  •     – Du jobbar över mer än du skulle vilja.
  •     – Du missar ett möte.
  •     – Du är inbokad på flera möten på samma klockslag. Och, det är inte första gången.
  •     – Du sitter på ett avstämningsmöte och bävar för den kommande frågan om hur det gått med det du åtog dig senast, eftersom du inte jobbat någonting med det.
  •     – När du är ledig tänker du på jobbet, till exempel att du inte får glömma att ringa den där personen på måndag.
  •     – Din kund frågar dig “Hur gick det med det där du skulle skicka?” och det slår dig att du totalt missat det.
  •     – Du blandar ihop två av dina uppdrag, ringer en av kunderna för att diskutera en aspekt av samarbetet och kunden vet inte alls vad du talar om.
  •     – Du stresskör till ett möte och anländer med andan i halsen några minuter sen, då du kom på alldeles för sent att du om en stund borde vara någonstans som är flera stunder bort.
  •     – Du åker dit du tror du ska träffa en person, men det visar sig att personen ifråga numera har sitt kontor någon annanstans (jag erkänner, detta hände mig nyligen och jag har förfinat min mötesbokningsprocess sedan dess).

Gör så här

  •     – Oavsett om något av ovanstående skulle kunna vara ett exempel ur din vardag, vänd dig bort från datorn ett slag och ta en funderare.
  •     – Tänk efter vad som är den främsta orsaken till att du vill bli bättre på struktur och gör den riktigt tydlig för dig. Det kan vara en situation som inträffat eller ett återkommande symptom du vill rätta till. Det kan vara hur det känns för dig att komma till jobbet på morgonen eller återkoppling ni får från era kunder.
  •     – Om du vill, formulera det rent av i termer av “Jag vill skapa en bättre struktur i mitt arbete för att råda bot på att…”.

…och boten

Ju mer precist du vet vad du söker (… lösning på), desto troligare är det att du finner (… ett tips som passar dig). Läs vad du kan finna, fråga de du möter, lyssna till de som arbetar med ämnet och du ska se att du snart får idéer på hur du kan göra din vardag smidigare.

Hur gör du?

Vad behöver du förbättra när det gäller din och/eller din verksamhets struktur? Skriv gärna en kommentar och berätta hur just du gjort.

Håll din arbetsbelastning i schack

ParkeringsMatare-171x300

Om du har en tendens att tacka ja till för mycket och sedan ångrar dig, eftersom du får för mycket att göra, då är du inte ensam.

Du är heller inte utan hjälp.

Tillhör du dem för vilka det ständigt kör ihop sig och som får jobba över fler kvällar i veckan än vad som är önskvärt, då är du i gott sällskap av många jag möter dagligen.

Idag handlar Klart! om ett enkelt verktyg som jag hoppas passar dig.

Synliggör det nu osynliga

Såvida du inte bara arbetar när du sitter i möte, är din veckas arbetskvot fylld långt innan kalendervyn är så full av möten  att den ser ut som en välkaklad badrumsvägg.

Tittar vi i vår kalender, blir tiden vi behöver för att göra uppgifter på egen hand tämligen osynlig, vilket lätt leder till att vi tackar ja till möten och aktiviteter så länge det finns en lucka.

Men, gör du också “på egen hand”-tiden tydlig för dig själv, skapar du ett sanningsenligt underlag för beslut när du får erbjudande om att göra något innan ett visst datum och när du får en mötesinbjudan.

Tydlighet gör det enklare att ta rätt beslut

Gör därför en plan över all den tid du redan har intecknad för arbete, outtalat eller inte. Du kan till exempel använda Excel eller något annat kalkylbladsverktyg för det här. Då ser du nämligen snabbt och lätt hur mycket du verkligen har att göra framöver och mängden tid du har till nya åtaganden.

Gör så här

  1. Titta igenom din kalender för detta år och leta efter deadlines.
  2. Om du inte redan gjort det, lista alla projekt du driver eller deltar i under året.
  3. Skapa ett kalkylblad med namnen på projekten och dina deadlines i kolumnen längst till vänster.
  4. Lägg veckonumren 1-52 i kolumnerna B och åt höger.
  5. För varje deadline, fundera på hur mycket tid per vecka du behöver jobba och när, från och med idag fram till deadline.
  6. Lägg in antalet timmar per vecka i respektive cell i kalkylbladet.
  7. Hur mycket tid behöver du lägga varje vecka i de olika projekten? Lägg också in dessa timmar för varje vecka du arbetar i projekten.
  8. Infoga en rad direkt under raden med veckonummer. Gör där en formel som summerar alla veckans uppbokade timmar. Där ser du nu dina redan intecknade arbetstimmar för var vecka.
  9. Vill du göra det än tydligare för dig, lägg in en formel som automatiskt markerar veckonumret riktigt illrött när antalet bokade timmar överstiger en lämplig summa. Jag har valt att signalera vid 30 bokade timmar, eftersom jag räknar med att jag behöver 10 timmar för att hantera mail, administrativa uppgifter och oförutsedda händelser.
  10. Vill du, gör du lätt ett diagram över intecknade timmar per vecka, så du också grafiskt får ett hum om när du kommer att ha mycket att göra.

I fortsättningen, innan du glatt säger “Javisst!” när någon frågar om du till exempel kan ta ansvar för att sjösätta den där nya lösningen, konsultera din totaltidplan och se om du har utrymme de veckor det skulle vara aktuellt.

Så fort du lägger in några nya timmar i kalkylarket, var uppmärksam på om någon vecka plötsligt passerar gränsvärdet för vad som är av dig önskad uppbokad tid. Lyser det rött (eller hur du valt att signalera det), blocka helt sonika all till synes ledig tid i kalendern för den veckan, så du inte frestas att lägga in ytterligare möten, fastän du egentligen inte har tid.

Bättre fördelning ger bättre utdelning

Om du i förväg summerar den tid du vet att du kommer att vara upptagen varje vecka framöver, kan du med god framförhållning se när en vecka är “full”. Även om du ännu har mötesbokningsfria luckor i kalendern, kan du lätt bli varse att du inte har utrymme för ett föreslaget möte, utan att det får bli först veckan därpå.

Detta helhetsgrepp gör dig till herre över din egen planering istället för att du råkar ut för att det ideligen blir mer att göra om dagarna än du tänkt dig (och mår bra av).

Hur gör du?

Hur gör du för att förutspå din arbetsbelastning? Berätta gärna genom att lämna en kommentar.

Hur ska vi göra med herr Pareto och hans princip?

Italien-300x200

Alla uppgifter vi gör i vårt arbete är inte lika betydelsefulla. Vissa är sådant som bara ska göras och andra är uppgifterna som gör att verksamheten tar kvantsprång i rätt riktning.

Vi som har mycket att göra och som lätt fyller våra dagar upp till brädden (vem gör inte det, förresten), vill ägna oss mest åt det som ger mest effekt.

Det skulle här vara lätt för mig att dra till med klämmiga truismer som “Gör rätt saker!”, men det är inte så jag arbetar.

“Men, hur?”

I att vara struktör ligger att vara systematisk och konkret. Därför frågar jag “hur?” många gånger dagligen; kanske ibland över gränsen för vad mina kunder tycker är trevligt.

Så, när jag första gången hörde talas om Vilfredo Paretos princip (populärt kallad 80/20-regeln) och att den kan tillämpas på personlig effektivitet, frågade jag mig mycket riktigt “men, hur?”.

Nu, några år av struktörarbete senare, har jag åtminstone ett svar på det. Men, först mer om Paretos princip.

Få står ofta för mycket

Den i slutet av 1800-talet verksamme italienske nationalekonomen Vilfredo Pareto fann att 80% av landegendomarna i Italien ägdes av 20% av befolkningen. Han fann liknande relationer på så många andra områden att han myntade den princip som säger att, i många fall genererar 20% av orsakerna hela 80% av effekterna.

Genom åren har Paretos princip spritts till allt fler områden (bland annat av Juran i sitt kvalitetsarbete) och den används nu inom såväl ekonomi som organisationsteori och sociologi med mera. Ibland är relationen 80/20, ibland är den 70/30, 80/30 eller rent av 95/10. Det genomgående är att få står för mycket.

Stor effekt med liten insats

När Paretos princip tillämpas på personlig effektivitet, innebär det att en liten andel av allt vi gör står för en stor andel av våra resultat. Så, om vi skulle göra mindre av de saker som inte ger så stora resultat, skulle vi få mer tid och utrymme att göra mer av de saker som ger stora resultat. Alltså skulle vi kunna få ännu bättre resultat utan att för den skull arbeta mer.

Värdet av detta är alltså mindre jobb med bibehållen effekt. Eller, om man så vill, lika mycket jobb, men med bättre effekt än idag.

Gör så här

OK, om jag nu vill jobba mindre utan att få sämre resultat, hur gör jag? Jo, här kommer ett sätt.

  1. Under den närmaste veckan, med början idag, skriv upp allt du gör. (Jag vet, det låter otroligt jobbigt. Inte nog med att du har mycket att göra, nu säger den där struktören att du ska skriva vad det är också. Men, min vän, om vi inte bara ska skjuta från höften och om du ska kunna ta mina tips med något mer än bara en nypa salt, behöver vi göra det ordentligt. Vi behöver data att arbeta med.)

    – Du kan till exempel börja i ett nytt kalkylblad i Excel eller i ett textdokument i Word eller Notepad. Gör du det digitalt nu, blir det smidigare senare. Här kan du ladda ner en enkel Excel-mall: http://stiernholm.com/paretomall- Alternativt tar du ett blankt papper och börjar fylla på där. Går du någonstans, vik ihop pappret och stoppa det i fickan, så du kan fylla på vad du gör där du nu är.

    – Eller, köp en liten fin, tunn anteckningsbok där du skriver upp allt.

  2. När du kartlagt vad du gör under en hel vecka, gör dig påmind om dina viktigaste mål för det närmaste året.
  3. I din lista över allt du gjort, lägg till en kolumn till höger och sätt rubriken till “Påverkan”. För varje sak du gjort, ange i Påverkan-kolumnen i hur hög grad på en tiogradig skala det du gjort bidrar till att du når dina viktigaste mål för det närmaste året. Vissa uppgifter får påverkansgraden 10 och andra 0.
  4. När du är klar, summera all påverkansgrad.
  5. Sortera listan efter påverkansgrad i fallande ordning.
  6. Till höger om påverkansgradkolumnen, skapa en kolumn som anger hur många procent av den totala  påverkansgraden varje sak du gjort bidrar med.
  7. Till höger om den kolumnen, skapa en kolumn som ackumulerar alla procentsatser så att du lätt kan se hur stor andel av den totala påverkan de 20% första uppgifterna bidrar med. Lägg märke till vad som är relationen för det du gjort den här veckan.
  8. Nu drar vi slutsatser och går till handling. Gå igenom de 80% uppgifter som har lägst påverkan på uppfyllnaden av dina mål.- Vilka av dessa kan du helt frackt låta bli att göra i fortsättningen?
    – Vilka kan du delegera till någon annan?
    – Vilka kan du förenkla, så de var och en tar mindre tid i anspråk?
    – Vilka vill du fortsätta göra, eftersom de är viktiga för att uppfylla mål som du inte haft med i bedömningen i den här övningen?
    – Vilka av de 20% uppgifter som har högst påverkan kan du ägna dig åt mer?
  9. Om du bestämmer dig för något, skapa nu en konkret att-göra-uppgift som innebär att du tar det första steget för att avveckla, delegera, förenkla eller expandera uppgifter.

Gör lättare rätt saker, trots allt

Om du tydliggör för dig själv vilka av dina uppgifter som mest påverkar huruvida du uppfyller dina mål, kan du lättare se till att du lägger tid på rätt saker. Du kommer att behöva arbeta mindre utan att för den skull få mindre väsentligt gjort.

Hur gör du?

Har du tillämpat Paretos princip på ett annat sätt eller i ett annat sammanhang? Hur? Var? Berätta! Skriv en kommentar och berätta om denna princip även stämmer in på ditt liv.

Ändra arbetssätt? – Ändra omgivningen

Zip-300x300

Mina största strukturförbättringar har jag gjort i samband med att jag bytt kontor och till och med jobb. När allt ändå är nytt, känns en ny vana mer eller mindre inte som så stor förändring.

När jag har kursdeltagare som alldeles nyss börjat ett nytt jobb, brukar jag gratulera dem. Få har ett så gyllene utgångsläge för rutinförfining som de.

Men, det finns en vardag mellan jobbytena. Då vill vi också bli mer strukturerade. Ibland förändrar vi med lätthet, ibland är det svårare. När du testat att strukturera dig men misslyckats gång på gång, är det dags att ta till radikala grepp.

Det sitter något i väggarna
Kognitionsforskare menar att vi minns saker lättare i den miljö där vi först lärde oss dem. Studenter får till exempel högre provresultat när provet hålls i samma lokal som de undervisats i. Det visar sig nämligen att detaljer i miljön och rummet tjänar som “minnes-triggers”, även om vi är omedvetna om det.

Forskaren David Neal vid institutionen för psykologi och neurovetenskap vid Duke University menar att när vi gör sådant vi gör väldigt ofta, på rutin och som vanor, närmast överlåter vi kontrollen över vad vi gör till miljön och det som finns i vår omgivning. Det gäller i synnerhet uppgifter vi dessutom alltid gör på samma plats. Vi gör som vi gör på jobbet, eftersom “det är så vi gör på jobbet”. När vi kommer tillbaka från ett möte och har en bunt papper i handen, lägger vi den bunten till vänster på skrivbordet innan vi sätter oss, därför att det är så vi brukar göra när vi kommer tillbaka från ett möte.

Det förefaller smart av oss att göra rutin av en hel del av det vi gör om dagarna, eftersom det då går mer med automatik och vi får ork över till att arbeta koncentrerat med de mer krävande uppgifterna.

Det fina med vanorna är att vi själva kan designa dem så de gynnar oss som mest. Neal har funnit att då vi vill förändra dessa högfrekventa vanor som styrs så mycket av miljön, är det just miljön vi bör förändra (så vi lättare etablerar en ny vana).

Den yttre förändringen föder den inre
Så, om du bestämmer dig för att arbeta på ett mer strukturerat sätt än tidigare, till exempel för att du fått någon idé när du läst Klart!, förändra något i miljön du brukar göra momenten i.

Gör så här

1. Bestäm dig för en jobb-vana du har idag och som du vill förändra.

2. Gör tydligt för dig hur du skulle vilja göra det du gör istället för som idag. Du kan rita upp det som en process, du kan formulera det i termer av “När jag …, vill jag från och med nu …“, du kan skriva det på en lapp som en uppmaning till dig själv.

3. Hitta på något sätt att förändra den fysiska miljön så det inte längre är som vanligt. Till exempel:

– Skaffa en annan sorts penna att skriva med

– Byt plats på högarna på skrivbordet

– Gör en tom yta kring skärmen

– Flytta om bokhyllorna

– Vänd skrivbordet så det står åt andra hållet

– Fråga på veckomötet vem av dina kollegor som vill byta kontorsrum med dig. “Jag behöver förfina mitt sätt att jobba och det går lättare efter ett miljöombyte.” Kollegan kanske också vill göra en förändring. Då kan ni sporra varandra.

– Har ni flexkontor, välj en annan arbetsarea än du brukar.

– Skaffa ett nytt skrivbordsunderlägg

– Byt bakgrundsbild på datorskrivbordet och töm det på ikoner

– Ta bort besöksbordet och -stolarna du ändå inte använder till annat än pappersförvaring

– Välj en annan väg in på kontoret från och med nu

– Lägg telefonen i bakluckan när du kör bil, så den inte ligger lättillgänglig med frestelser som SMS, Facebook och mail

– Ska ni snart flytta hela ert kontor till en annan plats, ta chansen att börja med de nya vanorna i samband med flytten

4. Gör i vardagen sedan på det nya sättet.

5. Faller du tillbaka i gamla vanor igen, hitta på någonting ytterligare som du kan förändra i den fysiska miljön och börja igen.

Lättare etablerat och lättare bibehållet

Om du förändrar den fysiska miljön i samband med att du förändrar ditt arbetssätt, blir det lättare att etablera de nya vanorna och lättare att sedan bibehålla de nyligen etablerade.

Strukturförbättringen blir inte lika ansträngande som annars och du riskerar inte i samma utsträckning att halka tillbaka i gamla hjulspår.

Hur gör du?

Vad skulle du lättast kunna förändra i din fysiska miljö för att förenkla för dig att etablera nya vanor? Skriv gärna en kommentar och berätta. Små, till synes banala förändringar ger i detta fall stor effekt, så dina idéer är mycket välkomna.

Lägg ner mindre tid på att lära upp

Varsagod-300x189

Har du just nu någon uppgift som du ansvarat för alldeles för länge och som du skulle vilja delegera, men avstår eftersom det känns så jobbigt att visa någon annan hur man gör?

I så fall är det synd. Det betyder att du går miste om en lättad börda och mer tid till det du inte hinner idag.

När jag har mycket att göra och vardagen lätt spinner på i högt tempo, kan jag definitivt känna starkt motstånd mot att förklara hur något går till. Det vi sällan har lust eller tid att göra i stressiga perioder är att ta extra tid till att lära andra det som är självklart för oss.

Men, vi kan göra det lätt för oss och vi behöver bara anstränga oss en smula extra. Låt oss taden enklast möjliga vägen och beskriva vad det är vi gör när vi ändå gör det – för sista gången!

Gör så här

1. Nästa gång du ska göra uppgiften i fråga, bestäm dig för att “nu får det vara nog – nu är det dags att delegera”.

2. Definiera vad uppgiften består i genom att helt enkelt döpa den. Ge den med fördel ett namn som tydligt beskriver vad slutresultatet ska vara, till exempel “sammanställ månadsrapport avseende säljstatistik till ledningsgruppmötet”, “vidarefakturera hotellfakturor till respektive dotterbolag”, “inhämta kommentarer på rapporten från samtliga projektdeltagare” eller något helt annat.

3. Nu är det dags att gå till handling. Så enkelt för dig som möjligt, dokumentera vad du gör i uppgiften allt eftersom du gör det.

– gör en enkel checklista i din favorittexteditor
– rita en processkarta över varje steg
– skapa ett nytt Worddokument där du varvar enkla instruktioner med skärmbilder förökad förståelse
– skaffa en ljud-till-text-omvandlingsapp som Dragon Dictation och tala högt för dig själv vad du gör, så skriver appen ut det hela som text istället för att du ska behöva göra det

Gör det i en form som delegaten direkt kan använda som stöd när uppgiften nästa gång ska göras. Då slipper han själv lägga tid på att skriva sin egen manual. Du kan rent av fråga delegaten i förväg hur hon föredrar att se rutinen. Eller, boka helt enkelt möte och låt delegaten vara med och själv göra sin manual denna sista gång du gör uppgiften. Då slipper du förvisso skriva själv, men å andra sidan riskerar du ändå fastna i frågor och långdraget förklarande.

Ju exaktare du beskriver, det vill säga ju mer information du får med, desto färre följdfrågor får du senare. Vad det kostar är några sekunder här och där när du dokumenterar. Visst är det väl värt det?

4. Om du gjort en utförlig beskrivning av uppgiften, dess förutsättningar, periodicitet, sökvägar, kontaktpersoner och annat, torde du nu tämligen lätt kunna delegera den tillnågon annan.

Klart! Du är en börda lättare.

Beskriv nu för att göra mindre sen

Om du beskriver den uppgift du ska delegera samtidigt som du gör den, blir uppgiften beskriven snabbare och med mindre ansträngning. Det du tyngts av alltför länge lyfts med ens av dina axlar och du orkar ta på dig mer intressanta uppgifter istället.

Hur gör du?

Hur gör du för att delegera så enkelt som möjligt? Skriv gärna en kommentar och berätta. De flesta jag möter har för mycket att göra och om vi kan öka rörligheten på uppgifter är vi alla betjänta av det.

Om bloggen

David Stiernholm är Sveriges ende struktör. Han hjälper människor och företag att bli mer effektiva genom att skapa bättre ordning och struktur. Här delar han med sig av sina bästa tips om hur du med god struktur och praktiska verktyg sparar tid och tjänar mer.

Följ mig

Annons 1

Verktyg

Snabbaste sättet att räkna ut momsen!

Fyll i ett av beloppen (inklusive eller exklusive moms) och du ser vad det motsvarar (exkl. eller inkl. moms).

Gå till våra verktyg

Annons 3

Annons 4

Annons 5

Annons 6