Lägg ner mindre tid på att lära upp

11 september 2012

Har du just nu någon uppgift som du ansvarat för alldeles för länge och som du skulle vilja delegera, men avstår eftersom det känns så jobbigt att visa någon annan hur man gör?

I så fall är det synd. Det betyder att du går miste om en lättad börda och mer tid till det du inte hinner idag.

När jag har mycket att göra och vardagen lätt spinner på i högt tempo, kan jag definitivt känna starkt motstånd mot att förklara hur något går till. Det vi sällan har lust eller tid att göra i stressiga perioder är att ta extra tid till att lära andra det som är självklart för oss.

Men, vi kan göra det lätt för oss och vi behöver bara anstränga oss en smula extra. Låt oss taden enklast möjliga vägen och beskriva vad det är vi gör när vi ändå gör det - för sista gången!

Gör så här

1. Nästa gång du ska göra uppgiften i fråga, bestäm dig för att "nu får det vara nog - nu är det dags att delegera".

2. Definiera vad uppgiften består i genom att helt enkelt döpa den. Ge den med fördel ett namn som tydligt beskriver vad slutresultatet ska vara, till exempel "sammanställ månadsrapport avseende säljstatistik till ledningsgruppmötet", "vidarefakturera hotellfakturor till respektive dotterbolag", "inhämta kommentarer på rapporten från samtliga projektdeltagare" eller något helt annat.

3. Nu är det dags att gå till handling. Så enkelt för dig som möjligt, dokumentera vad du gör i uppgiften allt eftersom du gör det.

- gör en enkel checklista i din favorittexteditor
- rita en processkarta över varje steg
- skapa ett nytt Worddokument där du varvar enkla instruktioner med skärmbilder förökad förståelse
- skaffa en ljud-till-text-omvandlingsapp som Dragon Dictation och tala högt för dig själv vad du gör, så skriver appen ut det hela som text istället för att du ska behöva göra det

Gör det i en form som delegaten direkt kan använda som stöd när uppgiften nästa gång ska göras. Då slipper han själv lägga tid på att skriva sin egen manual. Du kan rent av fråga delegaten i förväg hur hon föredrar att se rutinen. Eller, boka helt enkelt möte och låt delegaten vara med och själv göra sin manual denna sista gång du gör uppgiften. Då slipper du förvisso skriva själv, men å andra sidan riskerar du ändå fastna i frågor och långdraget förklarande.

Ju exaktare du beskriver, det vill säga ju mer information du får med, desto färre följdfrågor får du senare. Vad det kostar är några sekunder här och där när du dokumenterar. Visst är det väl värt det?

4. Om du gjort en utförlig beskrivning av uppgiften, dess förutsättningar, periodicitet, sökvägar, kontaktpersoner och annat, torde du nu tämligen lätt kunna delegera den tillnågon annan.

Klart! Du är en börda lättare.

Beskriv nu för att göra mindre sen

Om du beskriver den uppgift du ska delegera samtidigt som du gör den, blir uppgiften beskriven snabbare och med mindre ansträngning. Det du tyngts av alltför länge lyfts med ens av dina axlar och du orkar ta på dig mer intressanta uppgifter istället.

Hur gör du?

Hur gör du för att delegera så enkelt som möjligt? Skriv gärna en kommentar och berätta. De flesta jag möter har för mycket att göra och om vi kan öka rörligheten på uppgifter är vi alla betjänta av det.