Skapa framförhållning utan att bli ?stressad

Ett utmärkt sätt att skaffa oss större framförhållning är att då och då stanna upp och skumma en månad bakåt och en månad framåt i kalendern. En gång i veckan är för mig ett lagom intervall.

Då tittar jag igenom den passerade månadens kalenderbokningar och gör mig påmind om vilka möten jag haft och vilka personer jag träffat. Syftet är att komma på saker jag lovat att göra eller återkomma med, så inget blir bortglömt.

Jag bläddrar sedan igenom kalendern en månad framåt i tiden för att se vilka deadlines som börjar närma sig och för att uppdatera mig på var jag kommer att vara när och hur jag tänkt ta mig dit.

Utan struktur är ?mer att göra? = ?mer stress?

Kanaliserad information är användbar information

Gör så här

1. Så fort du kommer på något du behöver göra eller har lovat göra, formulera det som en konkret och utförlig att göra-uppgift i din att göra-lista. Se till att du bara har en lista (eller två, om du vill ha privatsaker för sig) och att den är i en form som är portabel nog. Den kan vara i fysisk pappersform lika gärna som i form av en digital app.


2. Direkt när du kommer på något som inte är en att göra-uppgift, utan information som du inte vet när du behöver, skriv ner det på ett ställe där du lätt hittar det senare. Tänk alltså till på var du skriver ner sådant idag. Du behöver ha ett självklart ställe för varje kund, varje projekt, varje uppdrag, varje ansvarsområde, varje leverantör, varje anställd, varje kontaktperson rent av.Jag träffade idag en nyvunnen bekant som berättade att han på senare tid valt att direkt skriva ner alla idéer, tips och annan "bra att ha"-information i ett digitalt verktyg och att det gjort att han snabbare och enklare gjort slag i saken med sådant han velat göra i sitt liv. All nyttig information han samlat på sig finns nu lätthittad på ett självklart ställe, i väntan på att rätt tillfälle ska infinna sig.


3. Låt oss nöja oss med detta. Nästa måndag, tänk tillbaka på veckan som gått. Har du mindre än vanligt tänkt om och om igen på något du inte får glömma och har du fått mer utrymme att tänka på den uppgift du jobbar med just nu? Har du distraherats mindre och fokuserat mer? Då delar vi samma erfarenhet.

Omedelbart är underbart

Hur gör du?

Struktur på ditt sätt

Jag är fullt medveten om att inte alla här i världen är så förtjusta i begreppet "struktur" som jag.

Med jämna mellanrum stöter jag på trevliga människor som berättar att de har svårt att förhålla sig till ordet och vad det betyder för dem. Inte sällan är de kreatörer av något slag, till exempel konstnärer, grafiska formgivare eller entreprenörer.

En del av dem säger att de befarar att mer struktur i vardagen skulle hämma deras kreativitet. Andra tror att stärkt struktur skulle innebära att de skulle behöva bli mindre sig själva och tona ner personlighetsdrag de tycker om.

En annan kategori är de högpresterande tävlingsmänniskorna, som tänker att strukturen i sig skulle ta för mycket tid att administrera. De tror inte att de har tid att ?hålla på med struktur?.

Det är tvärtom

Gör så här

• Ett pappersblock av den papperskvalitet du blir inspirerad av att skriva på.


• En penna som är så där perfekt; rätt vikt, rätt balanserad, rätt färg på bläcket, rätt tjocklek.


• En färgställning du tycker om i den mjukvara du använder för att-göra-listan och projektöversikten.


• En extern backup-hårddisk i en formgivning som harmonierar med resten av ditt kontor, så den kan stå framme lättillgänglig.


• Ett hängmappskåp som tack vare sitt fantastiska låd-drag-ljud är en fröjd att öppna och stänga varje gång du gör det.

• Lyssna på ljuvlig musik


• Ät något vansinnigt gott under tiden


• Sitt bekvämt (utomhus med laptopen i knät, uppkurad i soffan bland sköna kuddar, på ett fik där kaffet är särskilt gott)


• Gör bara litet i taget och belöna dig rikligt för de få minuter du står ut.

• Skapa små, avgränsade utmaningar som du ska klara och därefter, belöna dig själv


• Mät vad du åstadkommer (hur många, hur snabbt, hur stort) och åskådliggör det i ett diagram. Jämför med gårdagens resultat och se hur du förbättrar dig successivt.


• Utmana en kollega, kom överens om ett pris till den som vinner och tävla. Eller, för den delen, gör en strukturturnéring på jobbet och utse avdelningens strukturmästare i slutet av året!

Mer av dig och ditt

Hur gjorde du?

Företagarens bästa appar för struktur

iPhone app starta eget foretagLåt säga att du förflyttar dig så mycket i ditt jobb att det har blivit tydligt för dig att du behöver ha en verkligt portabel lösning för att hålla koll på det du har att göra. Du har skaffat en iPhone och nu behöver du en app att ha dina att-göra-uppgifter i.

Fördelarna med att ha ett digitalt verktyg, som en app, kontra en att-göra-lista på papper är
- att den digitala listan är lättare att sortera
- att den digitala listan kan innehålla fler uppgifter utan att för den delen bli rörig
- att den digitala listan är lättare att ta backup på, så du slipper bli av med all värdefull information
- att den digitala listan ofta kan synkroniseras med din dator, så du inte är hänvisad till att bara skriva med iPhonen, utan också kan redigera uppgifterna från ett fullstort tangentbord
? och inte bara en, heller.

Så, du botaniserar i iTunes App Store och upptäcker att det finns en hel uppsjö list-hanterings-app:ar till iPhone. Det kan verkligen vara svårt att veta vad man ska skaffa.

Låt mig presentera för dig en handfull list-app:ar som jag tycker skiljer sig från mängden i positiv bemärkelse.

I grunden gör de olika app:arna ungefär samma sak. Du kan lägga in att-göra-uppgifter, du kan sätta förfallodatum och ange någon sorts kategorisering, du kan visa dem i olika listsorteringar och du kan bocka av dem när de är genomförda.

Men, var och en har sina speciella egenskaper som avgör om den är för dig eller ej.

ToDoMap
ToDoMap presenterar ett annorlunda sätt att åskådliggöra att-göra-listan. Antingen kan du bläddra igenom listan uppgift för uppgift, där du bara ser en uppgift i taget, ungefär som om du hade haft alla uppgifter som spelkort i en hög. Eller, kan du se alla uppgifter som en karta lik en tavla av Mondrian, där de högst prioriterade uppgifterna får störst yta och de lägst prioriterade minst. På så sätt syns de viktigaste uppgifterna mest, vilket möjligen hjälper dig göra dem först.

Uppgifterna kan kategoriseras med en av tio möjliga kategorier som du väljer själv och uppgiftens bakgrundsyta får då just den kategorins särskilda färg. Du kan gruppera uppgifterna såtillvida att du kan skapa flera parallella listor (men det är alltså något omständigt att gruppera om, d v s flytta uppgifterna till andra listor).Uppgifterna kan inte indelas i projekt och det finns tyvärr heller inga möjligheter att synka uppgifterna med något annat ?ställe?.

Om du har tröttnat på den klassiska att-göra-listans listform, kan ToDoMap vara något för dig; åtminstone om du har låga krav när det gäller att klumpa ihop uppgifter i större projekt och synkronisering med din dator. För egen del skulle jag vilja kunna se mina uppgifter som i ToDoMap, men i mitt befintliga verktyg.

ToDoMap hittar du på: www.todomap.net

IMExchange
Du som på din dator arbetar i Outlook (med Exchange-server) med mail, kalender, kontakter och uppgifter, kan ha stor nytta av IMExchange.

I IMExchange ser du dina att-göra-uppgifter, noteringar och kontakter från Outlook i din iPhone. Du sorterar enkelt efter datum, prioritet och kategori. Du bockar av uppgifter du slutför och lägger till nya som dyker upp. Du kan gruppera uppgifterna efter kategori, men inte lägga upp projekt. Å andra sidan är uppgifterna synkade med din Outlook hela tiden, så det du gör där uppdateras direkt i telefonen.

IMExchange finner du på: web.me.com/rerlsoft/Rerlsoft/iMExchange.html

Nozbe
En av de mest omskrivna list-app:arna är Nozbe, som är iPhone-versionen av webbtjänsten Nozbe.com.

Den är snygg och lättarbetad, med fina projekthanteringsfunktioner och möjlighet att lägga in kontext på uppgifter. Tyvärr synkar den bara med ?modertjänsten? på Nozbe.com (vilken du kan nyttja oavsett om du kör en Windows-dator eller en Mac).

Nozbe finns logiskt nog på: Nozbe.com

Todo
Den mest sålda list-app:en är Todo och det är faktiskt inte att undra på. I Todo kan du skapa flera parallella listor (t ex en privat och en arbetsrelaterad). Du skapar de kategorier (tag:ar) du vill och anger kontext på uppgifterna. Du lägger lätt upp projekt och de uppgifter projekten består av och du kan dessutom skapa checklistor, då varje steg är så litet att du inte vill skapa egna att-göra-uppgifter av dem.

Todo syncar med iCal och Outlook (via WiFi) och med webbtjänsten Toodledo.com.

Du finner Todo på: www.appigo.com/todo

Easy Task Manager
Easy Task Manager är också den en smidig att-göra-uppgift-app, där du kan sortera och sätta kontexter och skapa enkla projekt. Den synkar bara med webbtjänsten Easytaskmanager.net och med Mac-versionen av datorvarianten av Easy Task Manager.

Eftersom iPhone-app:en är gratis, kan Easy Task Manager vara ett bra verktyg för att ?prova på? att arbeta digitalt med att-göra-listor för den som är otränad på det.

Easy Task Manager finns här: www.orionbelt.com

Things och Omnifocus
Nämnas skall också app:arna Things och Omnifocus, som bägge dessutom har versioner för datorn (men bara för Mac). Omnifocus är i mitt tycke den mest avancerade applikationen, med t ex lokaliseringsfunktioner inbakade i listorna och rätt så snitsiga projektfunktioner. Things, som är den app jag själv använder, har de funktioner som behövs (och inte fler), och vinner då i enkelhet och smidighet.

Bägge synkar bara med iCal i Mac och respektive ?moderprogram?, också de bara på Mac.

Omnifocus finner du här: www.omnigroup.com
Things hittar du här: www.culturedcode.com

Epic Win
En udda och i mitt tycke spännande fågel är app:en Epic Win som i skrivande stund alldeles nyss har släppts. Den lånar metodik från dataspelsvärlden på så sätt att du får olika poäng då du slutför olika att-göra-uppgifter. Du vinner erfarenhets- och styrkepoäng så du successivt stiger till högre nivåer (?levlar?). Det lockar mig att få saker som inte alltid är så roliga gjorda genom att mäta, tävla och leka.

Epic Win hittar du här: www.epicwinapp.com

Gör så här

Då så, det var åtta app:ar till din iPhone. Om du ännu inte skaffat en att-göra-list-app, gör så här:
1) Ladda hem den av dessa appar du finner mest attraktiv.
2) Testa den helhjärtat i två veckor, d v s använd den som din huvudsakliga plats för att-göra-uppgifter.
3) När de två veckorna gått, ta dig en funderare och bestäm dig för om du
a) vill fortsätta med den app du valt
b) vill testa en annan, eftersom?
c) överhuvudtaget vill ha din att-göra-lista i din iPhone

Mobilt så det förslår
Väljer du att ha din att-göra-lista i din iPhone, får du en lista som nästan är så mobil (!) den kan bli. Hittar du en app som du trivs med, har du ett svårslagbart verktyg som du alltid kan ha med dig, eftersom du förmodligen alltid har med dig din mobil (även på din fritid). Då har du inga problem att hantera arbetets såväl som ditt privatlivs att-göra-uppgifter på samma ställe.

Det kommer att gå snabbt för dig att lägga till och plocka uppgifter ur listan och om du dessutom kan synka den med din dator, har du verkligen ?kontoret på fickan?.

Hur gör du?
Vad är din favoritapp när det gäller effektivitet och struktur? Berätta gärna i en kommentar!

David Stiernholm
Sverige enda struktör
stiernholm.com

Så tar du kontroll över ditt företag

Ett av de kaos många utav oss då och då upplever i vardagen handlar om att vi överöses av en strid ström av propåer, information och meddelanden mer eller mindre okontrollerat genom alltför många olika kanaler. Det är som att vi exponeras för ett knippe pipelines som levererar bidrag till vår vardagsplanering.

För att vi inte ska drunkna i pappershögar, en massa olästa mail och att-göra-lappar, behöver vi snabbt behandla vadhelst som kommer in och fort avgöra vad det betyder för oss och ännu hellre vad det innebär att vi ska göra.

Kanalerna det handlar om
Jag upplever att antalet möjliga kanaler vi är exponerade för, ökar och ökar. För att tala klartext, kan kanalerna t ex vara de uppenbara:
- E-post
- Mobiltelefonen
- Fasta telefonen
- Mobilsvaret
- Röstbrevlådan (på den fasta telefonen)
- SMS
- Post
- Instant Messaging (Windows Live Messenger t ex)

Men, det finns också många andra vägar som man kanske inte spontant tänker på som kanaler, men de levererar alla information och stoff till att-göra-uppgifter:
- Skrivbordet där kollegor lägger lappar till dig
- Missade samtal på mobilen (Ett missat samtal betyder ?Någon fick inte tag i dig.? Du behöver bestämma om du ska ringa upp eller låta bli.)
- Möten (Vem gör vad och när som nästa steg?)
- Kollegor som stoppar dig i korridoren (? och frågar dig något eller ber dig om något.)
- Huvudet, där saker poppar upp när du minst anar det
- Personer du springer på eller träffar på mingel (?En lunch? Absolut, jag tar den bollen!?)
- Nyhetsläsare (RSS), där du följer bloggar et c (Du läser något som rör en potentiell kund. Sätter det igång en säljprocess eller inte?)
- Ärendehanteringssystem
- Att-göra-uppgifter från projektplatser tillhörande projekt du är engagerad i
- Intranät med företagsinterna nyheter
- Diskussionsgrupper du bevakar
- Facebook, LinkedIn, Twitter och andra sociala nätverk

Du ser, vi är redan uppe i 20 olika kanaler, och detta var ändå ganska vanliga vägar vi får ny information genom.

Problemen detta medför
Problemen med att ha många inkommande kanaler är flera.
- Ju fler du har, desto svårare är det att hinna med att vittja alla.
- Ju fler du har, desto lättare är det att någon kanal glöms bort och det som ?kommit in? blir ohanterat.
- Ju fler du har, desto mer splittras din tid upp (eftersom du blir avbruten oftare, från fler håll), du får svårt att fokusera på en sak en längre stund och du tappar tråden om och om igen.

Det du kan göra
Känner du igen dig i det här, sträva efter att ha färre inkommande kanaler och bestäm dig för hur, när och var du tar beslut om det material som kommer in via varje kanal.

1) På ett blankt blad och med en penna du njuter av, skriv upp alla inkommande kanaler du har idag. Detta innebär alla de vägar det kommer in fysiska saker, information som blir till att- göra-uppgifter, bra-att-ha-material, stora eller små projekt, goda idéer, sån?t du behöver en viss dag, skräp och sådant du väntar på från andra.

2) Fundera på om du kan göra dig av med någon eller några kanaler.

3) För varje kanal, bestäm dig för en strategi för hur och när du vittjar och när du håller kanalen öppen eller stängd, så du tar kontrollen över när du blir exponerad för vilket inflöde. Alltså, när har du mobilen på och av? Hur ofta kollar du mail? När och var går du igenom dina vokala minnesanteckningar från diktafonen och gör något av dem?

4) Tänk igenom och se till att det är lätt att lägga till saker till din att-göra-lista när du vittjar eller har kanalen öppen och att du har ett genomtänkt sätt att ?interrims-lagra? bra-att-ha-material, om det är så att du vittjar någon annanstans än på ditt kontor, där du har direkt tillgång till ditt bra-att-ha-materialsystem (pärmuppsättning, hängmappskåp el dyl).

Se till att att-göra-listan är i ett sådant medium att den är lättillgänglig, portabel, lättsorterad och lättredigerad. Annars kan du inte släppa och göra dig av med det där mobilsvarsmeddelandet förrän du kommit till din att-göra-lista, startat upp den, loggat in, bläddrat fram till rätt plats och knappat in det du har att göra.

Ha alltid med dig en ?sorteras in?-mapp i väskan när du är utanför kontoret och lägg där papper du bestämt dig för är bra-att-ha-material.På en post-it-lapp eller direkt på dokumentet, skriv var det ska sorteras in. När du är tillbaka till kontoret, töm mappen och sortera direkt in materialet (vilket är lätt, eftersom du redan bestämt vart det ska).

Vad gör du och tänker på?
Vilken frågeställning inom strukturområdet funderar du mest över? Vad skulle du helst vilja lösa när det gäller din egen struktur? Som du förstår är god struktur och hur man förenklar vardagen ett av mina stora intressen, både privat och i min roll som struktör. Jag hoppas kunna ta upp din fråga i ett kommande blogginlägg, så lämna gärna en kommentar nedan.

David Stiernholm, struktör

Lär dig av ditt historiska jag!

Upplever du att du hela tiden ligger litet efter med det du har att göra, att du ständigt blir klar i sista sekunden, att deadline alltid är ett uns för nära?

I perioder känner jag det så och för mig är det både stressande och frustrerande.

Ett pärlband av aktiviteter
Föreställ dig alla uppgifter du gör efter varandra på en lång rad. Det skulle kunna se ut som olika långa, cylindriska pärlor på ett sträckt snöre, eftersom vi gör det mesta vi gör i sekvens.

Tänk dig också att det längs snöret löper en tidsaxel, där dina deadlines är markerade. Nu blir du klar precis i sista sekunden (i bästa fall), så slutet på varje pärla matchar precis deadline.

Om vi tänker efter, kan vi konstatera att det förmodligen inte skulle ta längre tid att göra varje uppgift i förväg än i sista sekunden, så vi borde kunna dra pärlbandet en bit bakåt i tid och ändå hinna med precis samma saker, med den skillnaden att vi ständigt ligger litet före istället för litet efter.

Som du förstår är detta en analogi som bara är tillämplig på de uppgifter där vi inte är beroende av andra personers insats, vars planering vi inte rår över. För de flesta av oss är det ändå en hel del som vi kan göra helt oberoende av andra.

Ett steg före
Känslan av att ligga ett steg före är fantastisk. Att ha tid över innan deadline är som att andas frisk, syrerik luft och du känner dig handlingskraftig och redo för vad som än dyker upp.

Nu tänker du kanske: ?Men, det är väl inte så lätt att bara börja göra allt tidigare? Jag har ju inte direkt tid över och jag hinner med nöd och näppe med det som måste vara klart nu eller till och med igår!?

Nej, du har så rätt. Det här händer inte med automatik, utan vi behöver börja förändringen genom att skapa oss utrymme, om än ett litet. Visst, det är en extra kraftansträngning idag, men belöningen är riklig. Gör du något i förväg idag, kommer du att få tid att göra något ytterligare i förväg den dag då du hade tänkt göra det du gör idag istället.

Gör så här
1) Välj ut en uppgift som ska vara klar om ett bra tag, t ex först om en månad.

2) Bestäm dig för hur stort utrymme du vill skapa för att göra åtminstone något på den uppgiften redan nu, idag. Det kan handla om tio minuter eller om så mycket som en halvtimma.

3) Skaffa dig de tio minuter eller den halvtimma du bestämt dig för, genom att prioritera bort en uppgift som du ändå är sen med (en halvtimma mer eller mindre kanske inte spelar så stor roll), eller genom att säga ?Nej, tyvärr, jag måste prioritera en annan sak.? till någon som frågar om du kan ställa upp och fixa något, eller genom att ta hälften så lång lunchrast bara idag.

4) Arbeta på uppgiften under den tid du bestämt dig för. Tillåt dig att faktiskt släppa uppgiften när tiden är ute, så du känner att du ?har råd? att börja göra saker långt i förväg, eftersom du själv har kontroll över hur lång tid det tar i anspråk av ditt redan pressade schema.

5) Innan du släpper uppgiften och jobbar vidare på dagens akuta ting, lägg i din att-göra-lista in en uppgift som lyder ungefär ?Känn efter hur det känns att sedan länge vara klar med det där jag gjort långt i förväg den här gången? och låt den förfalla dagen före deadline på den uppgift du tidigare valt ut.

6) När den dagen kommer, njut.

En gåva till ditt framtida jag
Att göra något för dig själv i framtiden är att ge ditt framtida jag en gåva. Tänk när du öppnar dagens mapp på morgonen en dag i februari och där finner att du för ett bra tag sedan förberett såväl det viktiga mötets agenda som det material du behöver. Du riktar en tanke av tacksamhet åt den som gjort jobbet ? ditt historiska jag.

Hur gör du?
Hur gör du för att komma ikapp och återta kontrollen över deadlines och din långsiktiga planering?

Kommentera gärna nedan.

David Stiernholm, struktör

Så skapar du perfekt ordning i sommar

Vi närmar oss ett av de där tillfällena under året då de flesta utav oss tar en längre, sammanhängande ledighet. Under de här ledigheterna faller det sig naturligt att stanna upp och smälta allt vi gjort den senaste tiden.

Ta chansen att ta sikte
När vi sedan är tillbaka på jobbet igen, är det ett ypperligt tillfälle att göra ett avstamp för det intensiva arbete som ligger framför oss, tills det är dags för ny ledighet. När vi är mitt uppe mellan två ledigheter, är det lätt att jobba helt och hållet med detaljerna för ögonen. Det kan vara svårt att lyfta blicken när det är så mycket som vi behöver få gjort.
Struktur paket starta eget foretag

Så, ta chansen att skapa en tydlig riktning för det närmaste halvåret fram till nyår, när du är tillbaka på jobbet efter sommaren.

Gör så här
1) Redan nu, boka in en eller ett par timmar för dig själv första dagen tillbaka på jobbet efter ledigheten.

2) Då, studera den vision som du satt upp tidigare. Kanske handlar den om den verksamhet du driver, kanske rör den vart du vill i ditt yrkesliv. Fundera på om du verkligen vill dit fortfarande eller om du hellre vill någon annanstans. Vill du finslipa den på något sätt? Är ni på väg dit eller är verksamheten på väg i en annan riktning? Vad behöver du göra det närmaste halvåret för att ni än mer ska röra er ditåt ni vill komma?

3) Gör det också tydligt för dig vilka mål, nyckeltal eller milstolpar som avgör vad som är viktigt det närmaste halvåret. Det är först när du vet vartåt du siktar och hur ni föreställer er vägen dit som du kan göra rätt prioritering mellan allt du har att göra och det som oväntat dyker upp.

4) Fundera på vilka större projekt eller initiativ du behöver driva det närmaste halvåret för att verksamheten ska nå visionen på lång sikt. Om de inte redan finns på din projektöversikt, sätt upp dem där och definiera första, konkreta steget på varje utav de här ?bollarna du har i luften?.

5) Tänk tillbaka på halvåret som har passerat och hur du har jobbat. Om du skulle förändra något när det gäller din personliga struktur och göra någonting på ett annat sätt det närmaste halvåret, vad skulle det kunna vara? Det skulle kunna handla om:

- hur du lagrar allt det material du inte vet när du behöver, men som du vill hitta så fort som möjligt utan att leta efter det, när du väl behöver det.

- hur du fragmenterar och konkretiserar dina att-göra-uppgifter eller hur du lagrar dem så du har dem på ett och endast ett ställe och därmed lätt får en översikt över vilka de är och prioriterar med lätthet bland dem.

- hur du jobbar med dina mail, t ex hur du i fortsättningen ska jobba mer aktivt med att se till att ärenderaden är uppdaterad även i långa mailkonversationer, så att ärenderaden verkligen beskriver det som mailet handlar om.

- hur du lagrar undan de mail som du vill ha kvar, på samma plats som de andra digitala dokumenten som rör samma projekt, kund eller ämne.

- hur du en gång i veckan gör en grundlig genomgång för att få ett grepp om var du står någonstans, hur långt du har kommit, vad du har att göra, vad du har för material och vilka bollar du har i luften.

- hur du i din kalender avsätter tid för eget arbete med sådana uppgifter som verkligen behöver göras innan en viss deadline.

6) Reflektera också över den verksamhet du jobbar i. Vad skulle du vilja att ni gjorde annorlunda nästa halvår, jämfört med det just passerade halvåret?

Konkretisera och kom till skott
Om du bestämmer dig för en förändring, gör den konkret genom att skapa att-göra-uppgifter, kalenderbokningar, checklistor, påminnelser eller något annat, så det inte bara blir en god tanke. Gör det lätt för dig att komma till skott och genomföra de förändringar du tänker dig just nu.

Hur gör du för att få en bra start på ett nytt halvår? Välkommen att kommentera nedan.

David Stiernholm

10 saker att komma överens om

Att vara effektiv för sig själv som vore man isolerad i en egen bubbla är en sak, men hur blir det då vi ska jobba ihop med andra, i ett projekt eller i en vanlig arbetsgrupp?

Så fort vi är fler än en, är det lätt hänt att:
-vi gör saker i onödan, beroende på missförstånd.

-uppgifter faller mellan stolarna, eftersom det var otydligt att någon skulle göra något.

-vi väntar på att någon ska göra något, fast denna någon inte är medveten om att vi gör just det.

-vi lägger ner mer arbete på en sak än nödvändigt, beroende på att vi tror att de andra förväntar sig något av oss som de inte gör.

-vi dubbelarbetar i ett projekt genom att vi gör samma sak på två håll, eftersom den ene inte vet vad den andre jobbar på.

Hander
Summan av kardemumman är att värdefull tid går till spillo och det blir mer ansträngande att nå våra mål och ta oss dithän vi siktar.

David Stiernholm

Elva sätt att arbeta ostört

Du vet hur det brukar vara när du verkligen behöver få klart något precis nu. Du vill ha full fokus på uppgiften, men då är det någon kollega som sticker in huvudet och ber dig ?bara kolla på en grej?, eller just då ringer telefonen och det råkar vara någon särskilt snacksalig i andra änden.

En annan gång författar du en känslig text i Word och ideligen föreslår programmet andra formuleringar och har du riktig otur får du käcka förslag från en ?gullig? hund som vill hjälpa dig. Du blir distraherad, för att inte säga frustrerad och irriterad, vilket är det sista du behöver för att bli klar.

Just i dessa situationer ska du skärma av, dra dig undan, göra dig onåbar så du kan koncentrera dig ostörd. Gör du det, blir den brådskande uppgiften klar fortare och stressen minskar.

Gör så här
Här är elva sätt att få arbeta ostört:

- Sätt på dig tättslutande lurar och lyssna på rött brus när du jobbar. Rött brus är ett syntetiskt genererat brus som låter förvillande likt ett vattenfall. På tjänsten www.simplynoise.com kan du lyssna på det sorts brus du vill. Välj ?brown/red noise? och ?oscillating noise? (bruset varierar), så är det som att raskt förflyttas till en sandstrand med stora, svepande vågor (men utan måsar).

- Lyssna på din favoritmusik (också den i tättslutande lurar).

Lur

- Skriv med ordbehandlarna Q10 eller Ommwriter istället för med Word. Med bägge programmen skriver du utan distraktion. Du har en tom skärm och på den skriver du text ? inga verktygsfält, inga knappar, inga menyer, inga röda rättstavnings- markeringar, inga automaträttningar som gissar fel, inga påpekanden om att ditt språk är byråkratiskt, inga fallerande formateringar ? bara du och ordet. I Ommwriter kan du dessutom skriva över ett vackert, stilla vinterlandskap.Q10 (PC) finner du på www.baara.com/q10/ och Ommwriter (Mac) på www.ommwriter.com.

- Stäng dörren om kontoret och lås. ?Men det går inte ? jag måste vara tillgänglig för kollegorna!?, säger du. Jodå, det går nog. Du kunde ju varit sjuk och då hade du ändå inte varit där.

- Stäng av alla telefoner, mobila såväl som fasta.

- Boka konferensrummet för att ha möte med dig själv. Kanske har ni små, tysta rum att boka där du jobbar?

- Lämna kontoret och sätt dig på ett fik för att arbeta istället.

- Stäng mailprogrammet och bestäm dig för vilket klockslag du öppnar det igen (och därmed vittjar dina mail).

- Passa på när du åker tåg. Gör de där uppgifterna du behöver vara ostörd för att få gjort t ex under de 2:45 timmar det tar att åka mellan Stockholm och Göteborg.

- Ta en paus från sociala media. Stäng din Twitter-klient, chatten och Facebook.

- Är ni en grupp, ta in på en konferensanläggning ett dygn eller två. Stäng av mobilerna, vittja mail bara i slutet av dagen och förvarna era kollegor om att ni kommer att vara onåbara. Eventuella bränder får släckas av någon annan. Det är ju bara en eller ett par dagar det handlar om.

Det här får du för besväret
Effekten blir att du lyckas fokusera när du verkligen behöver det. Är du som jag, är tillfredsställelsen av att få jobba ostörd enorm (?Jag bestämmer över min planering!?). En dag av hemsk frustration blir istället till en dag av skön koncentration.

Hur gör du?
Hur gör du för att få vara ifred?
Välkommen att kommentera nedan!

David Stiernholm

Gör du rätt saker?

I dagar som dessa, är det viktigare än någonsin att  arbeta effektivt i så motto att vi ägnar vår tid åt rätt saker. Nu är det ett ypperligt tillfälle att renodla våra arbetsuppgifter så vi  verkligen hinner med de som är viktigast, d v s de som bidrar mest  till att uppfylla våra mål på kort sikt och företagets vision på lång sikt.

Gör så här
1. Ta ett blankt pappersark.

2. Längst upp till höger skriver du de mål som är viktigast att jobba  mot det närmaste halvåret. Skriv vad det handlar om för mått,  nyckeltal eller milstolpar. Skriv också vilket värde som är målet. Det  kan t ex vara ?Omsättning X Mkr?, ?Täckningsgrad X%?, ?Antal nya  affärer X st?, ?Lansering av ny produkt den 15 maj?.

3. Dela sedan in arket i tre kolumner.

4. Som rubrik för den vänstra kolumnen skriver du ?Bidrar ej till att  uppfylla målen?. Mittenkolumnens rubrik låter du vara ?Bidrar  förmodligen till att uppfylla målen? och över kolumnen till höger  skriver du ?Bidrar definitivt till att uppfylla målen?.

5. Ta nu en stund och tänk igenom vad du har för arbetsuppgifter,  lika detaljerat som om du hade dem på din att-göra-lista. Pytsa ut  de olika uppgifterna i rätt kolumn. Det är bara du som vet vilken  kolumn som är rätt för vilken uppgift, baserat på din erfarenhet av ditt  eget jobb.

a. Vilka av dina arbetsuppgifter du har till vardags bidrar definitivt till  att uppfylla de mål du har skrivit längst upp till höger på bladet?

b. Vilka arbetsuppgifter bidrar förmodligen, eller bidrar i nästa led till  måluppfyllnad?

c. Och slutligen, vilka arbetsuppgifter bidrar egentligen inte till att nå  ditåt ni strävar, utan är sådant som du bara gör av gammal vana eller  utan att fundera över varför?

6. Det närmaste halvåret,

a.  låt de arbetsuppgifter du skrivit i den högra kolumnen ha högsta  prioritet, d v s gör de uppgifterna först.

b.  Gör också uppgifterna i den mittersta kolumnen, men med  normalprioritet. Fundera på om du kan delegera något, så du får än  mer tid att göra de högst prioriterade uppgifterna.

c.  De uppgifter du har i den vänstra kolumnen, de som inte bidrar till  att uppfylla dina mål; ta ställning till om du ska sluta göra dem överhuvudtaget, om du kan outsourca dem genom att anlita någon  utanför företaget eller om du ska delegera dem till en kollega, vars  mål de skulle bidra till att uppfylla.

7. Låt den här lappen ligga på ditt skrivbord den närmaste  månaden. Så fort du kommer i ett läge då du funderar på vad du ska  prioritera, kolla i vilken kolumn du tidigare satt arbetsuppgiften. Finns  den inte på lappen, bestäm dig för i vilken kolumn den hör hemma.

Den här uppställningen är ett utmärkt prioriteringsverktyg i din  vardag.

Har du en chef som prioriterar för dig?
Om du inte har möjlighet att prioritera själv, utan har en chef du  behöver stämma av med, är uppställningen också då ett strålande  material du kan använda i din argumentation för att visa vilka  uppgifter du tycker du borde prioritera. För din chef är det säkert  viktigt att ni når era mål och kan du visa vilka uppgifter som bidrar  mest, är jag övertygad om att ni kommer att få en gemensam bild av  vad som är rätt prioritering för just dig.

Hur gör du för att i dessa snålblåst-tider se till att du gör rätt saker? Välkommen att kommentera nedan!

David Stiernholm, struktör
www.stiernholm.com