Choose your language

Sajten för dig som vill lyckas som företagare. Som får du ta del utav råd, tips, verktyg och andras erfarenheter. Du kan även bygga ditt eget nätverk av viktiga kontakter.
Gör MittFöretag till din startsida
Dela

Bli medlem direkt!
Helt kostnadsfritt.


  • Marknadsför ditt företag
  • Diskutera i forumet
  • Kommentera inlägg
  • Sök andra medlemmar

Effektivitet & Struktur

2013-06-03Effektivitet & Struktur

Fjärde avsnittet av Strukthur? – om hur du bygger en bra mappstruktur

Nu är det fjärde avsnittet av min frågespalt Strukthur? här. Den här gången har jag fått frågan om hur man bygger en bra mappstruktur för sina digitala dokument och jag berättar om de tre byggstenar vi har till förfogande.

Allt illustreras med Lego.

Har du en strukturfråga till mig? Kommentera gärna nedan.

0 kommentarer

Taggar: Inga taggar
2013-05-14Effektivitet & Struktur

Tredje avsnittet av Strukthur? – om att ha två kontor

Här kommer det tredje avsnittet av min frågespalt Strukthur?.

Alla vi som har papper (om än få) som vi vill slippa se förrän precis när vi behöver se dem har stor glädje av vår tickler file (en tidsmaskin för papper).

Men, hur gör vi om vi har två kontor? Hur ska vi se till att vi får de papper vi behöver när vi är på respektive kontor?

Just det handlar dagens avsnitt om.

Strukthur? 003: Två tickler files from David Stiernholm on Vimeo.

Har du en strukturfråga till mig? Kommentera gärna nedan!

Vill du se de tidigare avsnitten av Strukthur?, hittar du det första här och det andra här.

0 kommentarer

Taggar: Inga taggar

2013-03-26Effektivitet & Struktur

Video: StruktHur?

Nu är det dags för ett nytt avsnitt av min frågespalt StruktHur?.
Den här gången handlar det om hur vi lätt håller koll på sånt vi väntar på från andra.

Har du en strukturfråga till mig? Maila mig eller kommentera nedan!

0 kommentarer

Taggar: Inga taggar
2013-03-25Effektivitet & Struktur

Se upp för prioriteringsfrestelsen

PrioFalla-300x199

När vi arbetar så strukturerat att vi använder en att göra-lista i någon form för att slippa komma ihåg det vi har att göra och för att lätt få översikt över alla uppgifter, finns det en fallgrop vi bör akta oss för.

Då vi skriver in en ny uppgift i vårt digitala att göra-listverktyg, visst är det frestande att ange “hög” (eller “1″) i “prioritet”-rutan om uppgiften är viktig?

Akta dig för det.

Högt idag – lågt imorgon

Vilka uppgifter som har högst prioritet varierar nämligen med tiden. Det som är högprioriterat idag, kan ha lägre relativ prioritet imorgon, om det då har tillkommit nya, högre prioriterade uppgifter.

Konsekvensen av att sätta prioritet för tidigt blir lätt att du har en lista som är prioriterad, men fel. Då tvingas du se förbi de prioriteringar du tidigare satt (prioriteringen är alltså helt ogjord) eller lägga tid på att ändra prioriteringen till det den är nu istället. Ändrar du till dagens prioritering och inte slutför allt, är den inaktuell imorgon och du får igen lägga tid på att justera.

Gör inte så här

Ange alltså inte hög prioritet direkt när du skriver en att göra-uppgift, utan låt prioriteten då vara “normal”.

Först när du väljer ut vilka uppgifter som verkligen behöver bli klara idag, sätt då “hög prioritet” på dem. Räkna dock med att du får omprioritera under dagen, eftersom det lär dyka upp saker som omkullkastar din planering.

Använd sålunda inte prioriteringsfältet, förutom när du prioriterar för den närmaste stunden och vill sortera dagens uppgifter efter prioritet, för att lättare läsa listan.

Hur gör du?

Hur gör du för att snabbt och lätt särskilja de högprioriterade uppgifterna från de lägre prioriterade? Hur gör du för att utan extra arbete prioritera om? Skriv gärna en kommentar och dela med dig.

0 kommentarer

Taggar: Inga taggar
2013-03-10Effektivitet & Struktur

Tretton sätt att rensa även när du har ont om tid

iStock_000001012258Small1-225x300

I min verksamhet har jag just nu särskilt fokus på att skala av och göra mig av med material, uppgifter, till och med  verksamhetsgrenar som inte längre tillför lika mycket som tidigare, utan mer tar plats och tid.

Ju mer vi skalar av, desto mer tid, utrymme och kraft får vi till det som verkligen är viktigt, för oss och för den verksamhet vi arbetar i.

När det är som mest intensivt, är det lätt hänt att vi prioriterar bort allt vad rensning heter (och kanske är det helt rätt prioritering precis då).

Men, man behöver inte ta sig mycket tid för att bli av med en hel del som annars distraherar och irriterar.

Allt annat än olycksbådande 13

Här kommer 13 idéer på vad du kan rensa om du blott har tio minuter över.

  1. Öppna den mapp där ditt senast använda dokument ligger. Ta bort alla filer du inte längre behöver. Har du minuter över, rensa också mappen där ditt näst senast använda dokument ligger.
  2. Om du har många lästa och hanterade mail kvar i din mailinkorg, skapa en undermapp kallad “Tillfälligt” och skicka in alla mailen där, så du får tomt. Arbeta utifrån en tom mailinkorg resten av dagen. Får du mersmak, läs mitt tidigare strukturtips om hur du kan hålla mailinkorgen fortsatt tom: http://www.stiernholm.com/blogg/erfar-enekande-inbox/. Saknar du att se alla mail, flytta tillbaka dem igen och fortsätt som förut.
  3. Har du en “att göra”-hög på skrivbordet, gå igenom den och lägg in vad du ska göra i din att göra-lista istället. Spara undan de dokument du behöver ha kvar där du har ditt referensmaterial (i pärmar eller hängmappar till exempel). Hinner du inte sortera in under de tio minuterna, se åtminstone till att uppgifterna kommer in i listan.
  4. Har du papper och lappar upphängda som “kom ihåg” runt omkring dig där du arbetar, släng alla som är inaktuella, så de inte längre distraherar dig i onödan.
  5. Gå igenom din lista över potentiella kunder. Ta bort de som du länge försökt få att nappa på ditt erbjudande, men som sannolikt inte kommer att bestämma sig på överskådlig tid. Du frigör tid för befintliga kunder och mer intresserade potentiella sådana.
  6. Gå igenom hyllan i dragskåpet där du lagt undan sladdar, laddare och adaptrar till telefoner, skrivare, externa hårddiskar och annat du skaffat genom åren. Släng bort alla som hör till apparater du inte längre använder. Nu kommer du snabbare att hitta rätt sladd när batteriet tagit slut.
  7. Ta tag i “sorteras”-högen du lagt undan till sedan, när du tänkte du skulle ha mer tid. Sortera så mycket du hinner på tio minuter.
  8. Skumma igenom dina kontakter i Outlook (eller liknande verktyg) och radera alla du inte kan minnas vilka de är.
  9. Radera eller spara undan alla dokument som finns på ditt datorskrivbord. Genvägar må vara hänt, men filer du lätt behöver hitta när du behöver dem, ligger lämpligast bland andra filer om samma sak. Om det visar sig att du lagt något på skrivbordet för att du inte får glömma att du ska göra någonting med det, formulera det du ska göra som en uppgift och lägg till den till din att göra-lista istället. Bra, nu kan du spara undan filen.
  10. Bläddra igenom din läshög (digital eller fysisk) och ta bort allt du tidigare tänkt läsa men som nu är inaktuellt eller föga lockande.
  11. Skumma igenom din mailinbox och avprenumerera alla nyhetsmail du ändå inte brukar läsa (och inte kommer att vilja läsa). Därefter kan du se fram emot åtminstone några färre mail om dagarna.
  12. Kika igenom ert produktsortiment så långt du hinner under tio minuter. Gör en notering om vilka produkter eller tjänster som inte längre bidrar till att uppfylla era mål så mycket som ni skulle vilja. För var och en, definiera det första steget på en avveckling som en att göra-uppgift och lägg till den till din lista.
  13. Ta ett blankt papper (eller öppna OmmWriter i datorn) och töm huvudet på allt du tänker på just nu, i fem minuter. Ägna resterande fem minuter till att vaska fram att göra-uppgifter och projekt ur det du skrivit och lägg till dem till din lista och din projektöversikt, så du lättare går från tanke till handling.

Och det ger mer tid än de tio minuter det tar

Om du nu idag tar tio minuter till att skala av, göra dig av med och rensa, kommer du att få mer utrymme till det material och de uppgifter som egentligen är viktigast. Du hittar lättare det du behöver och du blir mindre distraherad av oväsentligheter i din vardag. Är du som jag och de flesta jag möter, kommer du dessutom att känna lättnad och en skön känsla av frihet. Åtminstone för mig är det värt tio minuters arbete.

Hur gjorde du?

Vad valde du att rensa och vad blev effekten för dig? Skriv gärna en kommentar och dela med dig.

0 kommentarer

Taggar: Inga taggar
1, 2, 3, 4,

Mittföretag 2014

Möt våra bloggare!

För att ge våra läsare många vinklar och idéer tar vi löpande gästbloggare på MittFöretag.com

Till bloggarna

Bli medlem du också.
Helt kostnadsfritt.
  • Marknadsför ditt företag
  • Diskutera i forumet
  • Kommentera inlägg
  • Sök andra medlemmar

Redan medlem?